X3 – Viesti kohdennetusti

Mitä

Tämä kohdennettu viestintä viestii organisaatiolle mitä arvoa olemme viime aikoina luoneet ja millainen on strategiamme arvon luomiseksi tulevaisuudessa.

Miksi

Tällä kohdennetulla viestinnällä on useita etuja, muun muassa seuraavat:

• Kaikki organisaatiossa pysyvät ajan tasalla käynnissä olevista tai lähitulevaisuudessa käynnistyvistä ohjelmista ja projekteista, mikä vähentää ristiriitoja ja yllätyksiä sekä tuo esiin hyödyllisiä ideoita laajemmalta joukolta.
• Se muistuttaa organisaatiota siitä, että ohjelmat ja projektit toteutetaan arvon luomiseksi ja että heidän toimintansa tulisi olla määritellyn tarkoituksen mukaista ja edistää arvon luomista.

Kuka

Portfoliohallintajärjestelmän kohdennetut viestit lähettää portfoliopäällikkö.

Miten

Kohdennetussa viestinnässä viestitään seuraavaa:

• Yksinkertaistettu versio arvonluontimatriisista sekä lyhyt kuvaus
• Lyhyt raportti ohjelmista ja hankkeista saaduista hyödyistä (ellei tätä ole jo tehty ohjelma- tai hanketasolla, kuten P3.express-mallin aktiviteetissa G03)

Tiedot voidaan lähettää sähköpostitse, tai vaihtoehtoisesti aktiviteetti voidaan muuttaa tapahtumaksi, johon koko organisaatio kokoontuu. Jaetaan teidot ja lisätään joitakin jännittäviä aktiviteetteja saavutusten juhlistamiseksi, ja tehdään siitä miellyttävä kokemus kaikille.

Jos organisaatiossa on vain muutama aktiivinen ohjelman ja projektin jälkeinen sykli, niiden kohdennetut viestinnät (esim. P3.expressin aktiviteetti G03) voidaan toteuttaa niiden tasoilla. Muussa tapauksessa on yleensä parasta tuoda kohdennettu viestintä portfoliohallinnan tasolle kootusti, jotta viestinnän määrä vähenee ja se pysyy tehokkaampana.

Portfoliopäällikön tulisi kannustaa vastaanottajia jakamaan mielipiteensä viestin vastaanottamisen jälkeen.

Muista, että tämä viestintä kohdistuu laajalle joukolle organisaation sisällä. Siksi on tärkeää pitää se yksinkertaisena, lyhyenä ja ei-teknisenä.