Y2 – Mittaa ohjelmien ja projektien suorituskykyä

Mitä

Mittaa käynnissä olevien ohjelmien ja hankkeiden tuloksellisuutta ja uudelleenarvioi niiden suunniteltuja hyötyjä.

Miksi

Ohjelmien ja hankkeiden toteutumisen myötä saamme niistä lisää tietoa ja voimme arvioida niiden arvoa entistä realistisemmin. Tämän tarkennuksen seurauksena voidaan lopettaa ohjelmat ja hankkeet, joiden perustelut eivät enää ole riittävät, tai keskeyttää ne, joiden suhteellinen perusteltavuus on heikentynyt merkittävästi. Molemmat toimet auttavat hyödyntämään resurssejamme ja mahdollisuuksiamme paremmin.

Toisaalta tämä arviointi voi osoittaa, että ohjelma tai projekti on tullut aiempaa tärkeämmäksi ja vaatii siten enemmän tukea ja korkeampaa prioriteettia organisaatiossa.

Kuka

Ohjelmien ja projektien suorituskykyä mittaavat niiden johtajat, ja toimintaa valvoo portfoliopäällikkö. Odotettujen hyötyjen uudelleenarvioinnin suorittavat ohjelmien ja projektien sponsorit, ja toimintaa valvoo portfoliopäällikkö.

Miten

Tämä aktiviteeti liittyy ohjelma- ja projektinhallinnan säännöllisiin mittaustoimiin (esim. P3.express-mallin toiminto C01). Jos ohjelma- tai projektinhallintajärjestelmissä ei ole tällaista säännöllistä mittaustoimintoa, se on siihen lisättävä.

Yleensä seuraavat mittaukset ovat käytössä:

• Kokonaiseteneminen (prosentteina)
• Jäljellä olevan työn ja kustannusten ennuste

Portfoliopäällikkö vastaa siitä, että ohjelmien ja projektien suorituskyky mitataan oikein. Hänen tulee tehdä yhteistyötä kunkin ohjelman tai projektin rahoittajan kanssa myös suunniteltujen hyötyjen uudelleenarvioimiseksi (esim. P3.express-ohjelman toiminta B03). Kaikki tiedot tallennetaan arvonluontimatriisiin.

Portfoliopäällikön tule välttää tarpeettomien tietojen keräämistä ja keskittyä sen sijaan tietoihin, joilla on selkeä tarkoitus, sekä pitää järjestelmä yksinkertaisena ja tarkoituksenmukaisena.

Päivitettyään investointiennusteen ja arvioidut hyödyt portfoliopäällikkö voi arvioida uudelleen arvon:

Arvo = hyödyt ÷ investointi

Portfolion uuden arvon perusteella ohjelma tai projekti saatetaan joutua peruuttamaan tai keskeyttämään, jos sen absoluuttinen perusteltavuus katoaa tai sen suhteellinen perusteltavuus heikkenee merkittävästi. Jos portfoliopäällikkö ja rahoittaja pääsevät asiasta yhteisymmärrykseen arvonluontimatriisin mukaisesti, he vahvistavat päätöksen tässä vaiheessa. Muussa tapauksessa portfoliopäällikön tulee käynnistää poikkeuksellinen kuuden kuukauden sykli.

Tässä aktiviteetissa sponsori voi päivittää Business Casen portfoliopäällikön vahvistuksella.