X2 – Optimize the Value generation strategy

Mitä

Tämä aktiviteetti päivittää arvonluontistrategian tulevaa sykliä varten päivittämällä arvonluontimatriisin.

Miksi

Tämä aktiviteetti auttaa organisaatiota monin seuraavasti:

• merkittävimpien ohjelmien ja projektien järjestelmällinen ja ennakoiva tunnistaminen;
• ideoiden ehdoton perustelu, jotta resursseja ei tuhlata;
• suhteellinen perustelu, jotta arvokkaimmat ideat toteutetaan ensisijaisesti;
• tasapainottaminen, jotta kaikki arvon luokitukset tulevat huomioiduiksi.

Kuka

Tämän aktiviteetin suorittavat portfoliojohtryhryhmän jäsenet, ja portfoliopäällikkö huolehtii sen sujuvasta toteutuksesta.

Miten

Aktivitetti toteutetaan työpajana, johon osallistuvat kaikki portfoliojohtoryhmän ydinjäsenet tai ainakin heidän edustajansa. Yksi päivä riittää yleensä, mutta joissakin organisaatioissa aikaa saatetaan tarvita enemmän.

Esimerkki havainnollistaa, miten asiakirjat voivat muuttua tämän aktiviteetin yhteydessä.

1. Portfolion kuvauksen päivittäminen

Portfolijohtoryhmän jäsenet tarkistavat, onko portfolion kuvauksessa jotain, mitä tulisi päivittää vastaamaan nykyisiä strategioita, käytäntöjä ja prosesseja tai yksinkertaisesti parantamaan toimintaa portfolionhallintajärjestelmässä. Jotkut muutokset portfolion kuvaukseen saattavat edellyttää myös arvonluontimatriisin muuttamista (esim. arvon luokkien tavoitteet).

2. Uusien ohjelmien ja projektien lisääminen

Portfoliojohtoryhmän jäsenet tuovat työpajaan mukanaan uusia ohjelma- ja projekti-ideoita (esim. P3.express-prosessin aktiviteetissa G02 syntyneitä ideoita). He käyvät läpi aktiviteetin X1 tulokset ja käyttävät niitä inspiraation lähteenä ideoinnissa ja uusien ideoiden luomisessa yhdessä. Kaikki ideat kirjataan arvonluontimatriisiin.

Organisaatiot, jotka keskittyvät sisäisiin projekteihinsa, voivat hyötyä kaikkien työntekijöiden ja jopa loppukäyttäjien mielipiteiden hyödyntämisestä ideoiden luomisessa. Jokainen portfoliojohtoryhmän jäsen on vastuussa ideoiden keräämisestä omalla osastollaan ja niiden tuomisesta työpajaan. Lisäksi työntekijöillä tulee olla suora kanava ohjelma- ja projektiehdotusten lähettämiseen portfoliopäällikölle. Anonyymien ehdotusten hyväksyminen voi auttaa lisäämään osallistumista.

Yleisesti ottaen portfoliojohtoryhmä tarvitsee kokonaisvaltaisen, top-down-lähestymistavan ohjelmien ja projektien tunnistamiseen. Sen ei tulisi rajoittua ympäristön ehdottamiin ohjelmiin ja projekteihin, vaan kysyä aina: ”Mitä muita ohjelmia ja projekteja voimme toteuttaa portfolion parantamiseksi?”

Huomaa, että matriisin kohteiden määrä heijastaa organisaation vaihtoehtoja. Mitä enemmän vaihtoehtoja on, sitä enemmän joustavuutta ja vapautta on; siksi suuremmat matriisit ovat suotavia. Matriisi ei tarvitse rajoittua siihen, mitä voidaan tehdä seuraavien muutaman syklin aikana, vaan se voi sisältää kaiken, mitä saatetaan haluta tehdä joskus tulevaisuudessa.

3. Sponsorin nimittäminen

Kun uusi kohde on lisätty matriisiin, sille tulee nimetä yksi portfoliojohtoryryhmän jäsenistä sponsoriksi.

4. Business Case:ien esittely

Sponsori varmistaa, että ohjelmalla tai projektilla on vähintään alustava Business Case, jossa kuvataan tarkoitus ja perustelut. Tarvittaessa sponsori voi käynnistää tarkennetun Business Casen laatimiseen.

Sponsorit voivat delegoida Business Casen laatimisen asiantuntijoille, mutta vastuu on heillä. Ohjelma- ja projektipäälliköt voivat auttaa tässä prosessissa toimittamalla osan tarvittavista tiedoista, mutta on parasta olla antamatta heille koko vastuuta Business Casen laatimisesta, koska heillä ei yleensä ole tarvittavaa taustaa ja strategista tietoa.

5. Projektien ja ohjelmien kokojen tasapainottaminen

Yleensä matriisin ohjelmat ja erilliset projektit ovat kooltaan erilaisia. Jos kohteiden koot kuitenkin eroavat toisistaan huomattavasti, matriisin hallinnointi vaikeutuu. Siksi portfoliojohtoryhmän jäsenten on pyrittävä, mikäli mahdollista, jakamaan liian suuret kohteet pienempiin osiin ja yhdistämään liian pienet, mutta tavoitteiltaan samankaltaiset kohteet suuremmiksi ohjelmiksi.

Muista, että ohjelman alaisia projekteja ei ohjata suoraan portfolionhallintajärjestelmässä.

6. Absoluuttinen perustelu

Portfoliojohtoryhmän jäsenten on arvioitava uusien ideoiden hyödyt ja vaadittavat investoinnit sekä tarvittaessa tarkistettava vanhojen ideoiden vastaavat tiedot. Arvonluontimatriisi on päivitettävä näiden tietojen perusteella.

Sitten heidän tulisi arvioida kunkin idean absoluuttinen perusteltavuus: Ovatko hyödyt suuremmat kuin vaadittu investointi? Pitäisikö meidän ylipäätään toteuttaa tämä ohjelma/projekti? Idean tila päivitetään tämän päätöksen perusteella. Huomaa, että hylättyjä ideoita ei saa poistaa matriisista, vaan ne on merkittävä hylätyiksi ja siirrettävä matriisin alaosaan myöhempää käyttöä varten.

Joskus organisaatioiden on hyväksyttävä ohjelmia tai projekteja, joiden hyödyt ovat pienemmät kuin niihin tarvittava investointi, koska muuten osa organisaation kapasiteetista jäisi käyttämättä, ja jonkinlainen hyöty voi olla parempi kuin ei mitään hyötyä. Tämä tilanne tulisi ottaa huomioon tässä vaiheessa, mutta vielä tärkeämpää on, että portfoliojohtoryhmä tutkii tätä epätervettä tilannetta selvittääkseen, miten se voidaan estää tulevaisuudessa.

Portfoliojohtoryhmän jäsenet voivat arvioida tarvittavat parametrit ja lopullisen päätöksen äänestämällä käyttäen menetelmää, joka on dokumentoitu portfoliokuvauksessa.

Jos käynnissä oleva ohjelma tai projekti menettää absoluuttisen perustelunsa, portfoliojohtoryhmän tulisi peruuttaa se tässä aktiviteetissa. Tämä voidaan tehdä myös aktiviteetissa Y2, jos portfoliopäällikkö ja sponsori pääsevät siitä yhteisymmärrykseen.

7. Suhteellinen perustelu ja alustava järjestys

Matriisin ohjelmat ja hankkeet lajitellaan niiden tilan mukaan: valmiit → käynnissä olevat → odottavat → peruutetut → hylätyt

Kunkin edellä mainitun tilan kohteet järjestetään päivämäärän mukaan, paitsi odottavat kohteen, jotka järjestetään niiden arvon (suunniteltujen hyötyjen ja investoinnin välinen suhde) perusteella siten, että arvokkaimmat kohteet sijoitetaan ensimmäisiksi.

Arvonluontimatriisin alustava järjestys

Jos käynnissä olevan ohjelman tai hankkeen suhteellinen perusteltavuus heikkenee dramaattisesti, portfoliojohtoryhmä voi päättää tässä toiminnossa keskeyttää sen, jotta kapasiteettia vapautuu tärkeämmille kohteille. Tämä voi tapahtua myös aktiviteetissa Y2, jos portfoliopäällikkö ja rahoittaja pääsevät siitä yhteisymmärrykseen.

8. Kapasiteetin tarkistus

Portfoliojohtoryhmän jäsenet keskustelevat kapasiteetin lisäämisestä tai vähentämisestä (esim. uusien työntekijöiden palkkaamisesta organisaatioon) ja arvioivat sen vaikutusta portfolioon. Tässä tarkastelussa otetaan huomioon sekä tuleva sykli että organisaation pitkän aikavälin kapasiteetti.

9. Tasapainottus ja lopullinen priorisointi

Matriisissa tulisi olla sarakkeet eri arvon luokille:

• Yleiset luokat (välttämättömiä kaikille organisaatioille)
  • Jatkuvuus (ylläpitäjä, monipuolistaja)
  • Sijoituksen tuoton aikajänne (lyhytaikainen, keskipitkän aikavälin tai pitkäaikainen)
  • Kokonaisriski (matala, keskitasoinen, korkea)
• Organisaatiolle ominaiset kategoriat

”Ylläpitäjä” on ohjelma tai projekti, joka auttaa parantamaan olemassa olevia palveluita, kun taas ”monipuolistaja” on sellainen, joka auttaa luomaan uusia tuote- tai palvelukanavia. Jotkut organisaatiot keskittyvät kokonaan yhteen erityisalaan, mutta jopa ne voivat ja niiden tulisi harkita palvelujensa monipuolistamista kyseisellä alalla tai siihen liittyvillä aloilla.

Jokaisella ohjelmalla tai hankkeella on kussakin luokassa 0–100 prosentin osuus, joka osoittaa, kuinka suuri osa sen hyödyistä kohdistuu kyseiseen luokkaan.

Jokaiselle luokalle tulisi asettaa suhteellinen tavoite, ja tasapainotusjaksolla kaikkien ohjelmien ja hankkeiden hyötyjen summan tulisi vastata suunnilleen tätä suhteellista tavoitetta. Oletusarvoisesti tasapainotusjakso kattaa tulevan jakson sekä kolme edellistä jaksoa. Aiemmat jaksot määräytyvät tosiasioiden perusteella. Tulevan jakson määrittämiseksi tarvitaan karkea arvio siitä, kuinka monta ohjelmaa ja projektia jaksossa voidaan toteuttaa.

Tasapainotusjakso tulevalle syklille

Portfolion tasapainottamiseksi matriisin odottavien kohteiden järjestystä tulisi säätää manuaalisesti niin, että niiden yhdistetty laskettu hyöty kussakin arvoluokassa lähestyy suhteellisia tavoitteita. Tämä tarkoittaa, että tasapainotetun portfolion kokonaisarvo voi olla alhaisempi kuin epätasapainotetun – se on hinta, joka on maksettava tasapainoisen kokonaisuuden saavuttamiseksi. Joissakin tapauksissa voidaan tasapainon saadaksemme uhrata poikkeuksellisen korkeita arvoja ja korvata sen sitten tulevissa sykleissä.

Portfolion tasapainottaminen tulevalle syklille

Tässä vaiheessa matriisi sisältää optimoidun luettelon jonossa olevista ohjelmista ja projekteista. Kun organisaatiossa vapautuu riittävästi kapasiteettia, matriisin korkeimmalla sijalla oleva jonossa oleva ohjelma tai projekti, joka vastaa käytettävissä olevaa kapasiteettia, voidaan käynnistää vaiheessa Z2.

Joissakin organisaatioissa saatetaan tarvita ylimääräisiä tasapainotuskriteerejä; esimerkiksi:

• Kun ulkoinen asiakas pyytää tarjousta, sitä ei voida toteuttaa milloin tahansa, vaan jos halutaan edetä, se on tehtävä tiettynä päivänä, ja organisaation tulisi olla valmis aloittamaan projekti, jos tarjous hyväksytään.
• Organisaatioissa, jotka keskittyvät omien projektien toteuttamiseen, jotkut projektit voivat olla riippuvaisia toisistaan, mikä tulisi tuoda esiin matriisissa ja ottaa huomioon tasapainotuksessa. Huomaa kuitenkin, että toisistaan riippuvaiset projektit kuuluvat yleensä ohjelmaan ei niitä ohjata suoraan portfolionhallintajärjestelmässä.

Portfolion hallintaan liittyy useita epävarmuustekijöitä. Siksi matriisi ei voi koskaan olla riittävän tarkka, jotta sitä voitaisiin optimoida mekaanisesti laskelmien perusteella, minkä vuoksi kokeneiden portfoliojohtoryhmän jäsenten harkinta on välttämätöntä. Tästä syystä on tärkeää, ettei aikaa ja energiaa tuhlata yrittämällä tehdä luvuista tarkempia kuin niiden tarvitsee olla. Sen sijaan portfoliopäällikön tulisi edistää yhteistyötä, osallistumista, avoimuutta ja kriittistä ajattelua.

Kaikkien portfoliojohtoryhmän jäsenten tulisi osallistua portfolion tasapainottamiseen. Tarvittaessa he voivat muodostaa mielipiteensä äänestämällä noudattaen portfolion kuvauksessa dokumentoitua äänestysmenettelyä.