Y4 – Viesti kohdennetusti

Mitä

Nyt on oikea hetki lähettää lyhyt viesti organisaation kaikille jäsenille ja kertoa heille portfolion tärkeimmistä asioista:

• Suunnitellut parannukset (jos ne ovat merkityksellisiä laajemmalle yleisölle)
• Käynnissä olevien ohjelmien ja yksittäisten projektien status
• Luettelo aloitetuista ja lopetetuista ohjelmista ja projekteista

Miksi

Tämä kohdennettu viestintä pitää organisaation kaikki jäsenet ajan tasalla, mikä voi auttaa vähentämään konflikteja ja yllätyksiä sekä tuottamaan hyödyllisiä ideoita laajemmalta yleisöltä.

Kuka

Portfoliohallintajärjestelmän kohdennetusta viestinnästä vastaa portfoliopäällikkö.

Miten

Tämän kohdennetun viestin sisältö voidaan lähettää sähköpostitse.

Tämä aktivitetti voidaan jättää tekemättä, jos sen sisältö viestitään ohjelma- ja projektitasoilla (esim. P3.expressin toiminnot A10 ja F06). Kun käynnissä on kuitenkin useita ohjelmia ja projekteja, on yleensä parempi siirtää nämä kohdennetut viestit portfoliotasolle ja lähettää yhtenäinen viesti, jotta kohdennettujen viestien määrä vähenee ja ne pysyvät tehokkaampina.

Portfoliopäällikön tulee kannustaa vastaanottajia jakamaan mielipiteensä viestin vastaanottamisen jälkeen.

Muista, että tämä viestintä on suunnattu laajalle joukolle organisaation sisällä. Siksi sen tulee olla yksinkertaista, lyhyttä ja ei-teknistä.