Y3 – Suunnittele miten parantaa toimintaa

Tämä johtamisaktivitetti kuuluu kuukausisykliin. Aktiviteetit tässä syklissä auttavat parantamaan portfoliohallintajärjestelmän toimintaa.


Mitä

Tässä tehtävässä suunnittelemme toiminnan parannuksia ohjelmien ja projektien arvioinnin sekä sidosryhmien tyytyväisyyden perusteella.

Miksi

Parannettavaa löytyy aina, ja pyrimme parantamaan portfolionhallintajärjestelmäämme jatkuvasti. Nämä parannukset koskevat pääasiassa sitä, miten toimimme portfolionhallintajärjestelmässä, ja ne muodostavat perustan järjestelmän asteittaisille kehitykselle.

Pääasiallisen tarkoituksensa lisäksi, kun akativiteetti toteutetaan hyvin ohjelma- ja projektipäälliköiden osallistuessa, luodaan parempaa sitoutumista ja siten lisätään onnistumisen mahdollisuuksia.

Kuka

Portfoliohallintapäällikkö järjestää ohjelma- ja projektipäälliköille työpajan, jossa ideoidaan ja suunnitellaan parannuksia. Vaihtoehtoisesti vastaava työpaja voidaan järjestää portfoliojohtoryhmän kanssa joko jokaisella syklillä tai muutaman syklin välein.

Miten

Parannustoimenpiteet on parasta suunnitella ohjatussa työpajassa. Tällaisissa työpajoissa voi olla hyödyllistä käyttää esimerkiksi Delphi-menetelmää. Portfoliopäällikkö fasilitoi ja osallistujat suunnittelevat parannuksia.

Arvonluontimatriisiin tallennetut ohjelmien ja projektien viimeisimmät arvioinnit (aktiviteetti Y2) sekä portfolion tila -rekisteriin tallennetut sidosryhmien tyytyväisyysarvioinnit (toiminto Y1) ovat tärkeimmät inspiraation lähteet parannusten suunnittelussa. Yleistä seurantarekisteriä voi käyttää myös toissijaisena inspiraation lähteenä.

Portfoliopäällikön tulee aina ottaa huomioon myös seuraavat aiheet:

Suunnitellut parannukset lisätään yleiseen seurantarekisteriin, ja jokaiselle niistä nimetään vastuuhenkilö (yleensä yksi ohjelma- tai projektipäälliköistä tai joku portfoliojohtoryhmän jäsenistä). Tämä henkilö seuraa parannusten etenemistä ja raportoi niistä.