Y1 – Mittaa sidosryhmän tyytyväisyyttä
Tämä johtamisaktivitetti kuuluu kuukausisykliin. Aktiviteetit tässä syklissä auttavat parantamaan portfoliohallintajärjestelmän toimintaa.
Mitä
Tämä aktivitetti mittaa portfoliojohtoryhmän jäsenten sekä ohjelmapäälliköiden ja projektipäälliköiden tyytyväisyyttä portfolion hallintaan.
Miksi
On eduksi tunnistaa tyytymättömyys ja vastaavat ongelmat mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja korjata ne ennen kuin ne kasaantuvat ja vahingoittavat ohjelmia ja projekteja.
Kuka
Portfolion sidosryhmien tyytyväisyyden arviointi on portfoliopäällikön vastuulla.
Miten
Arvioinnin kyselykysymykset tulisi suunnitella vastaamaan organisaation ja sen henkilöstön tarpeita ja huolenaiheita, minkä vuoksi ne voivat muuttua ajan myötä. Seuraavassa on esimerkkikysymyksiä portfoliojohtoryhmän jäsenille:
- Onko mielestänne kaikilla portfoliojohtoryhmän jäsenillä mahdollisuus tulla kuulluksi ja ymmärretyksi oikein?
- Oletteko tyytyväisiä siihen, miten työpajoja ohjataan?
- Oletko tyytyväinen siihen, miten osastosi tarpeet ja odotukset otetaan huomioon portfolionhallintajärjestelmässä?
- Jne.
Seuraavassa on esimerkki kysymyksistä ohjelma- ja projektipäälliköille:
- Oletko tyytyväinen suhteeseesi sponsorisi kanssa?
- Onko organisaation strategia ja sen nykyinen portfolio sinulle selkeä ja mielekäs?
- Onko ohjelmallasi tai projektillasi mielestäsi positiivinen vaikutus organisaatioon?
- Jne.
On hyvä lisätä kaikkien kyselyjen loppuun avoin kysymys, jossa kysytään vastaajilta, miten heidän mielestään portfoliohallintajärjestelmä voisi auttaa heitä enemmän työssään.
Yleensä on suositeltavaa toteuttaa nämä arvioinnit nimettömästi, jotta ihmiset voivat ilmaista mielipiteensä vapaammin.
Arviointien tulokset tallennetaan Portfolion tila -rekisteriin, ja niitä käytetään aktiviteetissa Y3 parantavien toimien suunnittelussa.
Portfoliopäällikön tulee varmistaa, että ohjelmissa ja projekteissa arvioidaan jatkuvasti myös tiimin jäsenten tyytyväisyyttä ja kiinnitetään huomiota heidän hyvinvointiinsa.