Johdanto


P5.express on minimalistinen ja käytännönläheinen hallintajärjestelmä projektien ja ohjelmien projektiportfolion hallintaan. Järjestelmä auttaa organisaatioita hyödyntämään käytettävissä olevat resurssinsa parhaalla mahdollisella tavalla keskittymällä tuottavimpiin ja kokonaisuuden kannalta tasapainoisimpiin ohjelmiin ja projekteihin. Järjestelmä auttaa vähentämään ristiriitoja ja ylimääräistä työtä ottamalla koko organisaation mukaan toimintaan, ja se varmistaa ettei projekteja ja ohjelmia toteuteta koordinoimattomasti erillään toisistaan.

Kuten kaikki muutkin OMIMO-perheen (Open Minimalist Modules) järjestelmät, P5.express on modulaarinen, mikä tarkoittaa, että sitä voi hyödyntää missä tahansa ympäristössä. P5.express-järjestelmä ei rajoitu käytettävksi vain OMIMO-järjestelmää hyödyntävien ohjelmien tai projektien kanssa; projekteja voidaan toteuttaa P3.express-, micro.P3.express-, DSDM®-, Scrum-, PRINCE2®- tai minkä tahansa muun hallintajärjestelmän avulla ilman, että tämä aiheuttaa ongelmia P5.express-järjestelmälle.

P5.express-jäjestelmän voi ottaa käyttöön useimmissa organisaatioissa riippumatta niiden projektityypeistä tai siitä toteuttavatko ne projekteja sisäisesti vai ulkoisille asiakkaille.

P5.express-järjestelmän voi ottaa käyttöön jopa ennen strukturoidun projekti- tai ohjelmahallintajärjestelmän käyttöönottoa. Portfoliohallin käyttöönotto on monissa organisaatioissa tärkeämpää kuin ohjelma- tai projektinhallinta.

Yleensä on suositeltavaa, että organisaatiolla on yksi portfolionhallintajärjestelmä, ja P5.express on suunniteltu juuri tällaista yksittäistä käyttöympäristöä varten. Joillekin suurille organisaatioille, joilla on erillisiä projektitoimitusyksiköitä – joista kukin keskittyy toteuttamaan tietyn tyyppisiä projekteja, mutta ei ole optimoitu toteuttamaan muun tyyppisiä – voi olla hyötyä portfoliohierarkiasta. Tällaisissa organisaatioissa P5.expressia voidaan käyttää portfoliohallinnan alimmalla tasolla ohjelmien ja projektien hallintaan yhdessä erillisen hallintajärjestelmän kanssa, joka on tarkoitettu kaksitasoisten portfolioiden hallintaan. OMIMO ei tarjoa järjestelmää jälkimmäistä varten. Joka tapauksessa hierarkkiset portfoliot eivät ole yhtä optimoituja kuin yksittäiset, ja siksi sellaisia tulisi välttää, elleivät ne ole täysin välttämättömiä.

Projektit, jotka eivät kuulu mihinkään ohjelmaan (joita OMIMO-järjestelmässä kutsutaan ”itsenäisiksi projekteiksi), on poikkeuksetta määritettävä portfolionhallintajärjestelmässä. Optimoinnin ja tasapainottamisen lisäksi tämä auttaa välttämään ristiriitoja. Projektit, jotka eivät ole itsenäisiä, tulee määrittää niiden omissa ohjelmissa eikä suoraan portfolionhallintajärjestelmässä.

Prosessi

P5.express-kaavio havainnollistaa prosessin. Kaavion jokainen solmu edustaa aktiviteettia. Voit lukea kunkin aktiviteetin kuvauksen napsauttamalla solmua verkkokäyttöoppaassa tai avaamalla sen osion ladatussa versiossa. Huomaa, että tämä manuaali on pikemminkin viitekäyttöopas kuin koulutusmateriaali.

Johtamisaktiviteetit jakautuvat kolmeen sykliin:

Organisaatiot, jotka työskentelevät hyvin pitkäkestoisten, suurten projektien parissa, voivat korvata 6 kuukauden syklin vuosittaisella syklillä.

Huomaa, että projektit ja ohjelmat ovat väliaikaisia; niillä on alku ja loppu, kun taas portfolionhallinta on jatkuvaa, eikä sillä ole varsinaista alkua tai loppua. Siksi P5.expressissä ei näy alkua tai loppua.

Roolit

P5.expressissä on kaksi roolia:

Portfoliojohtoryhmä

Portfoliojohtoryhmä on organisaation monimuotoinen ryhmä ylimmän tason johtajia, jotka tekevät yhteistyötä ja päättävät kaikista ohjelmia ja yksittäisiä projekteja koskevista tärkeistä asioista integroidusti ja kokonaisvaltaisesti.

Kokoonpano:

Jokaisessa ohjelmassa tai erillisessä projektissa on oltava yksi henkilö, joka vastaa sen perusteluista, yleisten päätösten viestinnästä, rahoituksesta ja resurssien hankinnasta. Tätä henkilöä kutsutaan tässä ”sponsoriksi”, mutta hänellä voi olla jokin muukin nimike. Scrumin ja siitä johdettujen järjestelmien tapauksessa niiden oletusrooli ”tuoteomistaja” voi täyttää sponsorin tehtävän jossain määrin. Vaihtoehtoisesti tällaisiin projekteihin voidaan lisätä erillinen sponsorin rooli.

Ohjelmien ja projektien sponsorit on valittava portfoliojohtoryhmässä. Kunkin ohjelman tai projektin sponsori on ainoa henkilö, joka viestii ylätason päätöksistä projektilleen tai ohjelmalleen.

Portfoliopäällikkö

Portfoliopäällikön rooli on ensisijaisesti tukeva ja ohjaava, mutta hänellä on myös päätöksentekovaltuudet, joita käytetään kuukausittaisessa ja päivittäisessä syklissä prosessin nopeuttamiseksi ja sujuvoittamiseksi. Portfoliojohtoryhmä tekee suurimmat päätökset, ja portfoliopäällikön päätöksentekovaltuuksia tulisi käyttää johtoryhmän päätösten tulkitsemiseen eikä henkilökohtaisten mielipiteiden ilmaisemiseen. Portfoliopäällikön ei tulisi olla suoraan mukana missään ohjelmassa tai projektissa eturistiriitojen välttämiseksi.

Suurissa organisaatioissa portfoliopäällikön tukena voi olla useampi tukihenkilö.

Jokaisella ohjelmalla tai erillisellä projektilla tulisi olla yksi henkilö, joka vastaa sen hallinnosta, koordinoinnista ja arvioinnista. Tätä henkilöä kutsutaan tässä ”ohjelmapäälliköksi” tai ”projektipäälliköksi”, mutta hänellä voi olla jokin muukin titteli. Scrumin ja siitä johdettujen järjestelmien tapauksessa niiden oletusrooli ”scrum master” voi täyttää tämän tehtävän.

Portfoliopäällikkö on yhteydessä ohjelma- ja projektipäälliköihin monista syistä. Portfoliopäällikön tulisi kuitenkin välttää päätösten välittämistä heille suoraan, vaan antaa päätösten kulkea ohjelman tai projektin sponsorien kautta.

Portfoliopäälliköiden on vältettävä mikromanagerointia ja varmistettava, että myöskään portfoliojohtoryhmän jäsenet eivät harjoita mikromanagerointia, etenkään ohjelman tai projektin sponsoreina.

Jos käytössä on yksi portfolionhallintajärjestelmä, sen portfoliopäällikkö raportoi organisaation johtajalle. Kun portfolioita on useita, portfoliopäällikkö raportoi ylemmän tason portfoliopäällikölle.

Dokumentit

P5.express-järjestelmän dokumentit:

Vältä keräämästä tarpeetonta tietoa, ja pidä asiakirjat yksinkertaisina ja tarkoituksenmukaisina. Hienostuneiden ja monimutkaisten työkalujen käyttö ei ole välttämätöntä – aloita yksinkertaisilla työkaluilla ja siirry kehittyneempiin vasta, jos siihen on hyvä syy.

Seuraavassa on lyhyt kuvaus kullekin dokumentille.

Portfolion kuvaus

Portfolion kuvaus on dynaaminen teksti, joka sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

Portfolion kuvaus luodaan ensimmäisen kerran P5.express-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, ja sitä voidaan päivittää aktiviteetissa X2.

Arvonluontimatriisi

Arvonluontimatriisissa luetellaan ohjelmat ja yksittäiset hankkeet yhdellä akselilla ja niihin liittyvät tiedot toisella akselilla. Kuvaamalla organisaation arvonluontistrategia tällä tavalla selkeästi parantaa näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä.

Matriisissa täytyy olla seuraava kentät: nimi, sponsori, tila, edistyminen, investointi, hyödyt, arvo, arvoluokat.

Matriisi voidaan toteuttaa taulukkolaskentaohjelmalla tai erikoistyökalulla. Saatavilla on esimerkki matriisista taulukkolaskentaohjelmana. Esimerkki näyttää muutoksen aktiviteetissa X2.

Portfolion seurantarekisteri

Portfolion seurantarekisteri on luettelo riskeistä, ongelmista, muutospyynnöistä, parannussuunnitelmista ja saaduista kokemuksista, jotka vaikuttavat useisiin ohjelmiin tai projekteihin. Virheiden välttämiseksi näitä kohteita ei tule toistaa ohjelmien ja projektien paikallisissa rekistereissä, vaan niiden vastuuhenkilöiden tulee käyttää yleistä rekisteriä projektikohtaiseten rekisteriensä rinnalla. Kaikilla portfolioon kuuluvilla ohjelmilla ja projekteilla on oltava tällaiset omat rekisterinsä.

Jokaisella portfolion seurantarekisterin asiakohdalla tulee olla vastaava. Vastaavan tulee olla joko portfoliojohtoryhmän jäsen tai ohjelman- tai projektin johtaja.

Portfolion tila -rekisteri

Portfolion tilan -rekisteriin tallennetaan portfolion sidosryhmien (portfolion ohjausryhmän jäsenet, ohjelmapäälliköt ja yksittäisten projektien johtajat) tyytyväisyyttä koskevien arviointien tulokset.

Business case

Jokaiselle ohjelmalle tai erilliselle projektille tulee laatia Business Case (liiketoimintaperuste-dokumentti) portfoliotasolla, joissa dokumentissa kuvataan sen ohjelman tai projektin tarkoitus ja perustelut seuraavien pääkohtien avulla:

Yksinkertaistettu Business Case riittää yleensä ohjelman tai projektin priorisoimiseen portfoliossa, mutta tarvittaessa ohjelman tai projektin sponsori voi käynnistää tarkemman Business Case:n laatimiseen.

Mukauttaminen

Kuten muidenkin minimalististen järjestelmien kohdalla, P5.express-järjestelmää ei kannata mukauttaa heti käyttöönoton alussa. Sen sijaan hyödynnä sitä käyttöohjeen mukaisesti ja mukauta vähitellen aktiviteetissa Y3 vasta huolellisen kokeilun, erehdyksen ja saadun palautteen perusteella.

Versiohistoria

P5.expressin ensimmäisen version sisäinen luonnos julkaistiin marraskuussa 2023, minkä jälkeen julkinen luonnos julkaistiin tammikuussa 2024 ja lopullinen versio heinäkuussa 2024.