G01 – Vrednovati benefite
Ova upravljačka aktivnost pripada grupi aktivnosti post-projektno upravljanje : ciklus aktvnosti unutar 3 do 6 meseci, koji počinje nakon završetka projekta i nastavlja se od 1 do 5 godina. Ova upravljačka aktivnost može se spojiti sa post-projektnim upravljanjem drugih završenih projekata u centralnom sistemu upravljanja portfoliom.
Ista osoba koja je sponzor projekt odgovorna je i za ovaj ciklus, osim ako odgovornost nije preneta na nekog drugog.
Sponzor (ili neko u njegovo ime) treba da provede par sati u svakom post-projektnom ciklusu, radi merenja benefita ostvarenih od projekta.
Osim očekivanih benefita, sponzor treba aktivno da istražuje i neočekivane benefite, potencijalne benefite, i dis-benefite.
Svrha
Treba vrednovati projektne benefite iz sledećih razloga:
- To je podsetnik za sponzore i ostale zainteresovane strane da se projekti rade da bi generisali benefite.
- Pomaže da se razume okruženje i realnije sagledavaju budući projekti.
- Pomaže da se pronađu način za uvećanje benefita (G02).
Česte zamke
Neki od najčešćih problema mogu se izbeći ako se ima u vidu sledeće:
- Sponzor može angažovati druge da vrednuje benefite, ali mora da ima superviziju nad njima i shvati ovu aktivnosti kao važnu upravljačku aktivnosti koja pripada višem sloju menadžmenta.
- Nejasan opis benefita ne vodi nikakvoj svrsi. Rezultat može biti visokog nivoa ili probabilistički, ali mora ostati smislen kako bi mogao da se iskoristi za G02.
- Zapamtiti da benefiti ne moraju biti samo monetarni, već mogu biti i reputacija, tržišni udeo, prilike, osvojeno znanje.
Principi
Sledeći principi igraju značajnu ulogu u ovoj upravljačkoj aktivnosti: