D01 – Upravljati rizicima, problemima i zahtevima za promene
Ova upravljačka aktivnost pripada grupi Dnevno Upravljanje : izvršava se na dnevnoj osnovi.
Treba proaktivno upravljati rizicima, problemima i zahtevima za promene. Kada se identifikuje nova stavka, treba je odmah zapisati u Registar za Praćenje. Nakon toga, odrediti zaduženu osobu za dalje praćenje stavke (neko od članova tima) i početi sa planiranjem odgovora na stavku. Mora se neprekidno biti u kontaktu sa članovima tima i drugim zainteresovanim stranama da bi se identifikovali rizici i problemi.
Za odgovor na stavke, može se potražiti pomoć od drugih članova tima ili čak spoljnih zainteresovanih strana. U komplikovanijim slučajevima, može se okupiti ceo tim i moderirati radionica kako bi se posredovalo u traženju kolektivnog odgovora koristeći Mudrost gomile. U kritičnim slučajevima, treba uključiti i sponzora i tražiti njihovo odobrenje za planirani odgovor.
Registar za Praćenje - obrazac
Svrha
Glavni cilj je proaktivan odgovor na rizike, probleme i zahteve za promene, pre nego puštati da se sami od sebe razreše. Time stičemo kontrolu i mogućnost dobijanja najboljih rezultata.
Oslanjanje na pamćenje ili na nestrukturisane beleške iziskuje previše mentalne energije i stvara rizik zaboravljanja stavki. Zbog toga je najbolje imati jednostavan registar i samodisciplinu za zapisivanje stavki čim se identifikuju.
Potrebno je previše vremena i energije za upravljanje svakom stavkom, zato je potrebno raspodeliti na zadužene osobe. Osim raspodele u timu, ovo pomaže da svi bolje povežu sa zajedničkim ciljem.
Česte zamke
Razmotriti sledeće da bi se izbegli najčešći problemi u ovom podrućju:
- Ne dodavati previše detalja vezano za procene u Registar za Praćenje.
- Da bi se omogućilo pravilno zatvaranje svih stavki, definisati pragove i obavezati sebe i druge na zatvaranje stavki unutar zadatih pragova.
- Izbeći generičke, nesprovodljive/nedelotvorne odgovore. Odgovori moraju biti nešto što tim može da implementira, a zadužena osoba da izmeri.
- Ne trošiti svo vreme na “gašenje požara” (upravljanje problemima) bez poklanjanja pažnje rizicim, pošto su rizici kojima se ne upravlja veliki veliki izvor budućih problema.
Principi
Sledeći principi igraju značajnu ulogu u ovoj upravljačkoj aktivnosti: