F04 – Arhivirati projektne dokumente
Ova upravljačka aktivnost pripada grupi Zatvaranje Projekta. Ova grupa aktivnosti se obavlja kada je projektni proizvod dovršen, ili ako je odlučeno da se projekat obustavi.
Kako se približava kraj projekta, vreme je da se arhiviraju svi projektni dokumenti.
Svrha
Arhiva treba da bude bezbedna i na raspolaganju ovlašćenim osobam u budućnosti, tako da uvek mogu da koriste ove informacije u svojim projektu umesto da “izmišljaju toplu vodu”. Sistem upravljanja portfoliom će takođe možda morati da proverava ove informacije u budućnosti za detaljniju analizu proteklih projekata.
Česte zamke
Imati na umu sledeće stvari :
- Ako je moguće arhiva treba da bude na jednom mestu, a ne rasuta.
- Arhiva treba da bude samo za čitanje (tj. nepromenjiva)
- Obezbediti odgovarajući sistem za sigurnosne kopije tako da se spreči gubitak arhive.
- Obezbediti da je arhiva bezbedna i da samo ovlašćene osobe smeju da pristupaju.
Pored navedenog, čest problem sa dokumentima je taj da tekst nije dovoljno jasan, i da samo ljudi koji su aktivno radili sa dokumentima mogu da ih razumeju, kada su potrebni, i u ispravnom kontekstu. Obezbediti da dokumenti budu jasni i jednostavni, tako da mogu da ih razumeju i oni kojima kontekst projekta nije blizak. Ova strategija pomaže naročito kod dugih projekata, jer dešava se da i same unutrašnje zainteresovane strane na projektu ne mogu ponekad da razumeju sopstvene dokumente posle nekoliko meseci.
Principi
Sledeći principi igraju značajnu ulogu u ovoj upravljačkoj aktivnosti: