A04 – Opisati projekat
Ova upravljačka aktivnost pripada grupi Inicijacija Projekta. Ova grupa aktivnosti izvršava se na početku da nas pripremi za projekat.
Sprovesti radionice za prikupljanje informacija i pripremi Opis projekta koji sadrži sledeće informacije:
- Svrha i očekivani benefiti
- Očekivan trošak i trajanje
- Zahtevi i očekivanja u pogledu kvaliteta
- Rezime šta spada a šta ne spada u obim projekta
- Spisak zainteresovanih strana na projektu
Neke informacije potrebne za opis projekta ne postoje u ovom momentu – fokusirajte se samo na postojeće informacije i dodajte ostale kasnije. Nezavisno od toga, ovaj dokument će se revidirati i prerađivati tokom projekta.
Ako je sličan projekat već rađen ranije, proverite njegovu arhivu i iskoristite tu informaciju.
Svrha
Ovaj dokument pomaže nam da ostanemo usaglašeni sa višim ciljevima projekta tokom izvršenja. Takođe je odličan resurs za nove članove tima, viši menadžment, i sve one van tima koji žele da razumeju o čemu se radi u projektu.
Česte zamke
Postoji optimalni nivo detalja i preciznosti za ovaj dokument, koje praktičari često potcenjuju ili precenjuju. Bitno je napraviti dokument koji služi svrsi a ne samo zato da zadovolji formu “pravilnog” projektnog menadžmenta.
Opisujte jasno i koncizno. Izbegavajte okoštale korporativne fraze iza kojih ne stoji nikakvo značenje
Principi
Sledeći principi igraju značajnu ulogu u ovoj upravljačkoj aktivnosti: