F04 – Заархивировать проектную документацию
Этот шаг относится к этапу Закрытие проекта. Этот этап наступает, когда продукт проекта готов, либо когда мы решили отменить проект.
Теперь, когда мы приближаемся к закрытию проекта, пришло время заархивировать все его документы.
Цель
Архив должен храниться в безопасном месте и быть доступным для авторизованных пользователей, чтобы они могли использовать всю информацию в своих проектах вместо изобретения колеса. Также эта информация может потребоваться Системе управления портфелем проектов для более детального анализа прошлых проектов.
Распространённые ошибки
Вот некоторые важные соображения, чтобы избежать ошибок:
- Проверьте, что весь архив хранится в одном месте и файлы упорядочены.
- Убедитесь, что архив доступен только для чтения.
- Убедитесь, что система резервного копирования корректно настроена, чтобы архив не был потерян.
- Проверьте, что архив хранится в безопасном месте и доступ к нему имеют только авторизованные пользователи.
В дополнение к вышесказанному. В работе с документами проекта распространённой проблемой является недостаточно понятный текст. Очень часто только постоянно работающие с этими документами люди могут их понять, в нужный момент и в правильном контексте. Проследите, чтобы все документы были простыми и понятными, чтобы даже незнакомый с контекстом проекта человек смог их понять. Эта стратегия поможет и вам в долгосрочных проектах, так как сложности с пониманием собственных документов спустя несколько месяцев очень часто встречаются и у внутренних стейкхолдеров.
Принципы
Следующие принципы играют значительную роль в управленческой деятельности: