D01 – Håndter usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer
Denne gruppen med ledelsesaktiviter hører til gruppen Daglige aktiviteter. Disse gjøres daglig.
Usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer i prosjektet bør håndteres proaktivt. Når en ny sak identifiseres så må den umiddelbart legges inn i Oppfølgningsregisteret. Så må det utpekes en ansvarlig for å følge den opp (en av teammedlemmene) og man må starte planleggingen for hva som skal gjøres med den. Det er viktig å være i kontakt med teammedlemmene og andre interessenter hele tiden for å identifisere usikkerheter og hendelser.
Andre teammedlemmer, eller også eksterne interessenter, kan også hjelpe til med å finne ut hva som skal gjøres med alle sakene. Når det er kompliserte saker så samles hele teamet og gjennomfører en workshop slik at de, i fellesskap, skal komme frem til en løsning, ved å bruke wisdom of the crowd. Er det kritiske saker det gjelder så bør prosjekteier involveres for å godkjenne den nye planen for å håndtere saken.
HENSIKT
Hensikten er å være proaktive med usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer, istedenfor for å tro at det løser seg av seg selv. På den måten kontrolleres prosjektet bedre og muligheten for å få det beste resultatet vil øke.
Å stole på å at man husker alt eller på bare å bruke ustrukturerte notater tar for mye av den mentale energien og åpner opp for at saker forsvinner eller glemmes. Derfor er det bedre å ha et enkelt register og nok selvdisiplin til å legge inn saker der så fort de oppstår.
Det tar mye tid å følge opp alle sakene og det er derfor lurt å utnevne ansvarlige personer for hver av dem. I tillegg til å spre arbeidsbyrden vil dette også hjelpe prosjektet fordi alle sammen jobber mot et felles mål.
VANLIGE FALLGRUVER
Vurder disse tipsene for å unngå de vanligste problemene rundt denne aktiviteten:
- Ikke legg for mye informasjon om vurderingen av saken inn i oppfølgningsregisteret.
- For å sikre at alle saker blir avsluttet innen rimelig tid, kan det settes tidsfrister og at alle forplikter seg til å løse sakene innen disse.
- Unngå generiske beskrivelser som er umulige å gjennomføre. Tiltaket må være noe teamet kan gjennomføre og den ansvarlige kan måle.
- Ikke bruk all tiden din på brannslukking uten å se på usikkerheter, siden usikkerheter du ikke gjør noe med er en stor kilde til saker som kan dukke opp senere.
Prinsipper
Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres: