Z2 – Ibda, waqqaf jew issospendi programmi u proġetti

Xiex

Din l-attività tagħti permess lill-isponsors biex jibdew, iwaqqfu, jew jissospendu l-programmi jew il-proġetti waħedhom tagħhom ibbażati fuq il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur.

Għaliex

Biex jiġi żgurat l-allinjament, l-ebda programm jew proġett waħdu ma jista’ jinbeda, jitwaqqaf, jew jiġi sospiż fl-organizzazzjoni mingħajr il-permess tal-maniġer tal-portafoll. Proġetti li huma taħt programmi jeħtieġu permess mis-sistema ta’ ġestjoni tal-programm aktar milli mis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.

Min

Il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor tal-programm jew tal-proġett jaħdmu flimkien f’din l-attività.

Kif

L-isponsors huma permessi li jibdew il-programmi u l-proġetti waħedhom tagħhom (jassejnjaw tim biex joħloq pjan ta’ livell għoli mingħajr ma jeżegwixxuh) jekk ikollhom bżonn joħolqu Każ ta’ Negozju preċiż (eż., b’reazzjoni għal talbiet għal proposti minn klijenti esterni), iżda jridu jirċievu l-permess tal-maniġer tal-portafoll qabel ma jibdew l-eżekuzzjoni (eż., l-attività A08 ta’ P3.express). Għandhom ukoll jitolbu permess qabel ma jibdew u jtemmu l-proċess tal-għeluq tal-programm jew tal-proġett. Matul l-għeluq tal-programm u tal-proġett, il-maniġer tal-portafoll jiżgura li d-dokumenti jiġu arkivjati kif suppost, fost affarijiet oħra.

Xi drabi, bħal waqt emerġenzi, il-ġustifikazzjoni relattiva tal-programmi u l-proġetti tinbidel tant b’mod drammatiku li jagħmel sens li jitwaqqaf programm jew proġett li jkun għaddej u jibda jaħdem fuq xi ħaġa oħra. Il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor jiddiskutu każijiet bħal dawn f’din l-attività.

Meta tittieħed deċiżjoni għal din l-attività, il-maniġer tal-portafoll jitħalla jieħu d-deċiżjoni flimkien mal-isponsor skont il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur. Jekk id-deċiżjonijiet preċedenti tal-bord tal-portafoll, kif riflessi fil-matriċi, mhumiex biżżejjed biex tittieħed id-deċiżjoni, jew il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor ma jistgħux jilħqu ftehim, il-maniġer tal-portafoll għandu jmexxi Ċiklu eċċezzjonali ta’ 6 Xhur.

Il-maniġer tal-portafoll irid jiżgura li l-isponsors ma jkunux qed imexxu wisq programmi u proġetti b’mod parallel u jkunu qed itemmu dawk li għaddejjin qabel ma jibdew dawk li jmiss fil-matriċi.

Bidliet żgħar fl-organizzazzjoni jistgħu jiġu implimentati l-aħjar permezz ta’ kompiti ad hoc. Madankollu, il-maniġer tal-portafoll irid jiżgura li jkun hemm numru raġonevoli ta’ kompiti bħal dawn u li ma jissostitwixxux bidliet strutturati (programmi u proġetti).

Il-proċessi u l-politiki organizzattivi relatati mal-bidu u t-twaqqif ta’ programmi u proġetti, kif dokumentati fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll, għandhom jiġu segwiti bir-reqqa f’din l-attività.