X3 – Mexxi komunikazzjoni ffukata
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għaċ-Ċiklu ta’ 6 Xhur. L-attivitajiet f’dan iċ-ċiklu jiddefinixxu u jirrevedu l-istrateġija tal-ġenerazzjoni tal-Valur.
Xiex
Din il-komunikazzjoni ffukata tinforma lil kulħadd fl-organizzazzjoni dwar il-Valur li ġġenerajna dan l-aħħar u l-istrateġija tagħna biex niġġeneraw Valur fil-futur.
Għaliex
Din il-komunikazzjoni ffukata għandha diversi vantaġġi, inklużi dawn li ġejjin:
- Kulħadd jibqa’ infurmat dwar il-programmi u l-proġetti li qed jitmexxew jew li se jitmexxew fil-futur qarib, u dan inaqqas il-kunflitti u s-sorpriżi u jiġġenera ideat utli minn udjenza akbar.
- Tfakkar lil kulħadd li l-programmi u l-proġetti jsiru biex jiġġeneraw Valur u li l-attivitajiet tagħhom għandhom ikunu allinjati mal-iskop definit u jikkontribwixxu għall-ġenerazzjoni tal-Valur.
Min
Komunikazzjonijiet iffukati fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll jintbagħtu mill-maniġer tal-portafoll.
Kif
Din il-komunikazzjoni ffukata tibgħat l-informazzjoni li ġejja:
- Kopja simplifikata tal-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur flimkien ma’ deskrizzjoni qasira
- Rapport qasir tal-benefiċċji realizzati minn programmi u proġetti (jekk ma jsirux fil-livelli tal-programm jew tal-proġett, bħal fl-attività G03 ta’ P3.express)
L-informazzjoni tista’ tintbagħat bl-email, jew inkella, l-attività tista’ tinbidel f’avveniment organizzazzjonali fejn kulħadd jinġabar, l-informazzjoni tinqasam, u jiżdiedu xi attivitajiet eċċitanti żejda biex jiċċelebraw il-kisbiet u jagħmluha esperjenza pjaċevoli għal kulħadd.
Jekk hemm biss ftit ċikli attivi ta’ wara l-programm u wara l-proġett fl-organizzazzjoni, il-komunikazzjonijiet iffukati tagħhom (eż., l-attività G03 ta’ P3.express) jistgħu jsiru fis-saffi tagħhom. Inkella, ġeneralment ikun aħjar li l-komunikazzjonijiet iffukati tagħhom jinġiebu fis-saff tal-ġestjoni tal-portafoll u jiġu unifikati biex jitnaqqas l-ammont ta’ komunikazzjoni u jinżammu aktar effettivi.
Il-maniġer tal-portafoll għandu jħeġġeġ lid-destinatarji biex jaqsmu l-opinjonijiet tagħhom wara li jirċievu l-messaġġ.
Ftakar li din il-komunikazzjoni timmira lejn firxa wiesgħa ta’ udjenzi fl-organizzazzjoni. Għalhekk, huwa importanti li tinżamm sempliċi, qasira, u mhux teknika.