Z1 – Immaniġġja l-elementi ta' segwitu
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għaċ-Ċiklu ta’ Kuljum. L-attivitajiet f’dan iċ-ċiklu jistgħu jsiru fi kwalunkwe jum biex tiġi implimentata l-istrateġija tal-ġenerazzjoni tal-Valur.
Xiex
F’din l-attività, aħna kontinwament nimmaniġġjaw punti ta’ segwitu globali (riskji, problemi, talbiet għal bidla, pjanijiet ta’ titjib u tagħlim miksub).
Għaliex
Il-biċċa l-kbira tal-oġġetti ta’ segwitu jolqtu programm jew proġett wieħed u huma ġestiti lokalment. Madankollu, hemm ukoll dawk globali li jolqtu diversi programmi u proġetti u jeħtieġ li jiġu ġestiti b’mod integrat u ħolistiku fis-saff tal-ġestjoni tal-portafoll sabiex ikunu aktar effettivi.
Min
Il-maniġer tal-portafoll huwa l-faċilitatur ewlieni f’din l-attività u jaħdem mill-qrib mal-kustodji.
Kif
Il-maniġers tal-programmi u tal-proġetti jistgħu jidentifikaw elementi ta’ segwitu globali (eż., fl-attività D01 ta’ P3.express). Meta jiġri dan, għandhom jikkomunikaw dan minnufih lill-maniġer tal-portafoll.
Il-maniġer tal-portafoll għandu jimmonitorja r-reġistri lokali kontinwament biex isib xejriet li jistgħu jwasslu għall-identifikazzjoni ta’ elementi ta’ segwitu globali.
Meta element ġdid jiżdied mar-Reġistru Globali ta’ Segwitu,
- wieħed mill-membri tal-bord tal-portafoll, il-maniġers tal-programmi, jew il-maniġers tal-proġetti għandu jiġi assenjat lilu bħala l-kustodju tiegħu biex isegwi u jaġġorna l-istatus tiegħu, u
- il-kustodji għandhom jinfurmaw lill-maniġers dwar il-programmi u l-proġetti kollha li jistgħu jiġu affettwati mill-element dwar l-eżistenza tiegħu.
Il-maniġer tal-portafoll għandu jkun f’kuntatt mal-kustodji dwar l-istatus tal-elementi ta’ segwitu tagħhom u jiżgura li kollha kemm huma jiġu segwiti sakemm jingħalqu.
Meta l-maniġer tal-portafoll jirrealizza li element ta’ segwitu jista’ jkollu impatt sinifikanti fuq il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur, għandu jmexxi Ċiklu eċċezzjonali ta’ 6 Xhur. Inkella, il-maniġer tal-portafoll huwa awtorizzat li jiddeċiedi kif jwieġeb għal dawk l-elementi. Il-maniġer tal-portafoll jista’ jieħu għajnuna mingħand il-maniġers tal-programmi u tal-proġetti biex jiddisinja r-risposti.
Il-proċessi u l-politiki organizzazzjonali relatati dokumentati fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll għandhom jiġu segwiti bir-reqqa f’din l-attività.