X2 – Ottimizza l-istrateġija għall-ġenerazzjoni tal-Valur

Xiex

Din l-attività tottimizza l-istrateġija tal-ġenerazzjoni tal-Valur għaċ-ċiklu li ġej billi taġġorna l-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur.

Għaliex

Din l-attività tgħin lill-organizzazzjoni b’diversi modi billi

• identifikazzjoni strutturata u proattiva ta’ programmi u proġetti ta’ valur;
• ġustifikazzjoni assoluta tal-ideat biex tiżgura li r-riżorsi ma jinħlewx;
• ġustifikazzjoni relattiva biex tiżgura li l-aktar ideat ta’ valur jitħaddmu l-ewwel;
• bilanċjar biex jiżgura li l-kategoriji kollha ta’ Valur jiġu servuti.

Min

Din l-attività ssir mill-membri tal-bord tal-portafoll u tiġi ffaċilitata bir-reqqa mill-maniġer tal-portafoll.

Kif

L-attività ssir f’workshop, bil-membri ewlenin kollha tal-bord tal-portafoll jew għall-inqas il-prokuri tagħhom preżenti. Jum wieħed ġeneralment ikun biżżejjed, iżda xi organizzazzjonijiet jistgħu jkollhom bżonn aktar.

Eżempju huwa disponibbli biex juri kif id-dokumenti jistgħu jinbidlu f’din l-attività.

1. L-Aġġornament tad-Deskrizzjoni tal-Portafoll

Il-membri tal-bord tal-portafoll jiċċekkjaw jekk xi ħaġa fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll teħtieġx li tiġi aġġornata biex taqbel mal-istrateġiji, il-politiki u l-proċessi attwali jew sempliċement biex titjieb il-mod kif jaħdmu fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll. Xi bidliet fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll jistgħu jeħtieġu wkoll li tinbidel il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur (eż., miri għal kategoriji ta’ valur).

2. Iż-żieda ta’ programmi u proġetti ġodda

Il-membri tal-bord tal-portafoll iġibu l-ideat ġodda tagħhom għall-programmi u l-proġetti fil-workshop (eż., dawk iġġenerati fl-attività G02 ta’ P3.express). Huma jirrevedu l-output tal-attività X1 u jużawha bħala sors ta’ ispirazzjoni għall-brainstorming u l-ġenerazzjoni ta’ ideat ġodda flimkien. L-ideat kollha huma rreġistrati fil-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur.

Organizzazzjonijiet li huma ffukati fuq il-proġetti interni tagħhom jistgħu jibbenefikaw mill-użu tal-opinjonijiet tal-impjegati kollha u anke tal-utenti finali biex jiġġeneraw ideat. Kull membru tal-bord tal-portafoll huwa responsabbli biex ifittex ideat mingħand nies relatati mad-dipartiment tagħhom u jġibhom fil-workshop. Barra minn hekk, l-impjegati għandu jkollhom kanal dirett biex jibagħtu suġġerimenti dwar programmi u proġetti lill-maniġer tal-portafoll. L-aċċettazzjoni ta’ sottomissjonijiet anonimi tista’ tgħin biex jiżdiedu l-kontribuzzjonijiet.

B’mod ġenerali, il-bord tal-portafoll jeħtieġ approċċ ħolistiku u minn fuq għal isfel biex jidentifika programmi u proġetti. M’għandhomx jillimitaw lilhom infushom għall-programmi u l-proġetti ssuġġeriti mill-ambjent iżda dejjem jistaqsu, “Liema programmi u proġetti oħra jista’ jkollna biex intejbu l-portafoll tagħna?”

Innota li n-numru ta’ elementi fil-matriċi jirrifletti l-għażliet tal-organizzazzjoni. Iktar ma jkollok għażliet, iktar ikollok flessibilità u libertà; huwa għalhekk li matriċi akbar huma mixtieqa. Ftakar li l-matriċi mhijiex limitata għal dak li jista’ jsir fil-ftit ċikli li ġejjin iżda fiha dak kollu li tista’ tkun trid tagħmel xi darba fil-futur.

3. Il-ħatra ta’ sponsors

Wara li żżid element ġdid mal-matriċi, wieħed mill-membri tal-bord tal-portafoll għandu jiġi assenjat lilu bħala l-isponsor.

4. Introduzzjoni ta’ Każijiet ta’ Negozju

L-isponsor jiżgura li l-programm jew il-proġett tiegħu jkollu mill-inqas Każ ta’ Negozju approssimattiv biex jiddeskrivi l-iskop u l-ġustifikazzjoni tiegħu. Meta jkun meħtieġ, l-isponsor jista’ jibda programmi jew proġetti (jassenja tim biex joħloq pjan ta’ livell għoli mingħajr ma jesegwixxih) u juża r-riżultat biex joħloq Każ ta’ Negozju raffinat.

L-isponsors jistgħu jiddelegaw ir-responsabbiltà tat-tħejjija tal-Każijiet ta’ Negozju tagħhom lil nies speċjalizzati, iżda jibqgħu responsabbli. Il-maniġers tal-programmi u tal-proġetti jistgħu jgħinu f’dan il-proċess billi jipprovdu ftit mill-informazzjoni meħtieġa, iżda l-aħjar li ma jingħatawx ir-responsabbiltà kollha tat-tħejjija tal-Każijiet ta’ Negozju għaliex ġeneralment ma jkollhomx l-informazzjoni ta’ sfond u strateġika meħtieġa.

5. Bilanċa tad-daqsijiet

Normalment, il-programmi u l-proġetti waħedhom fil-matriċi huma ta’ daqsijiet differenti. Madankollu, li jkollok elementi li huma ferm differenti fid-daqs jagħmilha diffiċli biex timmaniġġja l-matriċi. Għalhekk, meta jkun possibbli, il-membri tal-bord tal-portafoll għandhom jippruvaw jaqsmu dawk li huma kbar wisq f’oħrajn iżgħar u jingħaqdu dawk li huma żgħar wisq u li għandhom għanijiet simili fi programmi akbar.

Ftakar li l-proġetti taħt programm mhux se jiġu diretti direttament fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.

6. Ġustifikazzjoni assoluta

Il-membri tal-bord tal-portafoll jeħtieġ li jagħtu stima l-benefiċċji mistennija u l-investiment meħtieġ ta’ ideat ġodda u jirrevedu dak ta’ ideat qodma jekk meħtieġ. Il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur għandha tiġi aġġornata b’din id-dejta.

Imbagħad, għandhom jiġġudikaw il-ġustifikazzjoni assoluta ta’ kull idea: Il-benefiċċji mistennija huma ogħla mill-investiment meħtieġ? Għandna nagħmlu dan il-programm/proġett null? L-istatus tal-idea se jiġi aġġornat abbażi ta’ din id-deċiżjoni. Innota li l-ideat miċħuda m’għandhomx jitneħħew mill-matriċi, iżda pjuttost immarkati bħala miċħuda u mċaqalqa fil-qiegħ tal-matriċi għal referenza futura.

Xi drabi, l-organizzazzjonijiet ikollhom jaċċettaw programmi jew proġetti b’benefiċċji aktar baxxi mill-investiment tagħhom, għax inkella parti mill-kapaċità tagħhom tibqa’ mhux użata, u xi benefiċċju jista’ jkun aħjar milli l-ebda benefiċċju. Din is-sitwazzjoni għandha tiġi kkunsidrata f’dan il-pass, iżda aktar importanti minn hekk, il-bord tal-portafoll għandu jinvestiga din is-sitwazzjoni mhux tajba biex jara kif jistgħu jipprevjenuha fil-futur.

Il-membri tal-bord tal-portafoll jistgħu jistmaw il-parametri meħtieġa u d-deċiżjoni finali billi jivvutaw bl-użu tal-metodu dokumentat fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll.

Jekk programm jew proġett li għaddej jitlef il-ġustifikazzjoni assoluta tiegħu, il-bord għandu jikkanċellah f’din l-attività. Dan jista’ jsir ukoll fl-attività Y2, jekk il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor ikunu jistgħu jaqblu dwaru.

7. Ġustifikazzjoni relattiva u ordni inizjali

Il-programmi u l-proġetti fuq il-matriċi se jiġu kklassifikati skont l-istatus tagħhom: lesti → għaddejjin → pendenti → ikkanċellati → rifjutati

L-oġġetti f’kull wieħed mill-istatus ta’ hawn fuq se jiġu ordnati skont id-data, ħlief għal dawk pendenti li inizjalment se jiġu ordnati skont il-Valur tagħhom (il-proporzjon bejn il-benefiċċji mistennija tagħhom u l-investiment stmat), sabiex dawk aktar Valużi jitqiegħdu l-ewwel.

L-ordni inizjali tal-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur

Jekk il-ġustifikazzjoni relattiva ta’ programm jew proġett li għaddej tonqos drastikament, il-bord jista’ jiddeċiedi f’din l-attività li jwaqqafha biex jillibera l-kapaċità għal oħrajn aktar importanti. Dan jista’ jiġri wkoll fl-attività Y2, jekk il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor ikunu jistgħu jaqblu dwarha.

8. Reviżjoni tal-kapaċità totali

Il-membri tal-bord jiddiskutu l-idea li jżidu jew inaqqsu l-kapaċità (eż., jimpjegaw aktar nies fl-organizzazzjoni) u jevalwaw l-impatt tagħha fuq il-portafoll. Din il-kunsiderazzjoni tkopri ċ-ċiklu li ġej minn naħa waħda u l-kapaċità fit-tul tal-organizzazzjoni min-naħa l-oħra.

9. Bilanċjar u prijoritizzazzjoni finali

Il-matriċi għandu jkollha kolonni għal diversi kategoriji ta’ Valur:

• Kategoriji ġenerali (meħtieġa għall-organizzazzjonijiet kollha)
  • Kontinwità (sostenitur, diversifikatur)
  • Perjodu ta’ żmien għar-redditu fuq l-investiment (fuq medda qasira ta’ żmien, fuq medda medja ta’ żmien, jew fuq medda twila ta’ żmien)
  • Riskju ġenerali (baxx, medju, għoli)
• Kategoriji speċifiċi għall-organizzazzjoni

“Sostenitur” huwa programm jew proġett li jgħin fit-titjib tas-servizzi eżistenti, filwaqt li “diversifikatur” huwa wieħed li jgħin fil-ħolqien ta’ kanali ġodda ta’ prodotti jew servizzi. Xi organizzazzjonijiet huma ffukati kompletament fuq qasam speċjalizzat wieħed, iżda anke huma jistgħu u għandhom jikkunsidraw li jiddiversifikaw is-servizzi tagħhom f’dak il-qasam jew f’oħrajn relatati.

Kull programm jew proġett għandu kontribuzzjoni ta’ bejn 0% u 100% f’kull kategorija biex jindika liema porzjon tal-benefiċċji tiegħu jservi dik il-kategorija.

Kull kategorija għandu jkollha mira relattiva u s-somma tal-benefiċċji tal-programmi u l-proġetti kollha f’orizzont ta’ bilanċjar għandha bejn wieħed u ieħor taqbel ma’ dik il-mira relattiva. B’mod awtomatiku, l-orizzont ta’ bilanċjar huwa ċ-ċiklu li jmiss flimkien mat-tliet ċikli preċedenti. Iċ-ċikli preċedenti huma determinati minn fatti. Biex jiġi ddeterminat iċ-ċiklu li ġej, hija meħtieġa stima approssimattiva ta’ kemm mill-programmi u l-proġetti jistgħu jsiru fiċ-ċiklu.

L-orizzont tal-ibbilanċjar għaċ-ċiklu li ġej

Biex tibbilanċja l-portafoll, l-ordni tal-oġġetti pendenti fuq il-matriċi għandha tiġi aġġustata manwalment sabiex il-benefiċċji kkalkulati kkombinati tagħhom f’kull kategorija ta’ Valur joqorbu lejn il-miri relattivi. Dan ifisser li l-Valur totali tal-portafoll bilanċjat jista’ jkun inqas minn dak żbilanċjat – dak huwa l-prezz li rridu nħallsu biex ikollna totalità bilanċjata. Madankollu, f’każijiet rari, nistgħu nissagrifikaw il-bilanċ biex niksbu Valuri eċċezzjonalment ogħla u mbagħad nikkumpensaw għalih f’ċikli futuri.

Ibbilanċjar tal-portafoll għaċ-ċiklu li ġej

F’dan il-punt, il-matriċi għandha lista ottimizzata ta’ programmi u proġetti pendenti. Meta tiġi lliberata biżżejjed kapaċità fl-organizzazzjoni, l-ogħla programm jew proġett pendenti fil-matriċi li jaqbel mal-kapaċità disponibbli jista’ jinbeda fl-attività Z2.

Xi organizzazzjonijiet jistgħu jeħtieġu kriterji ta’ bbilanċjar żejda; pereżempju:

• Meta klijent estern jitlob proposta, din ma tistax issir fi kwalunkwe ħin mixtieq, imma jekk tixtieq tipproċedi, trid issir f’data partikolari u l-organizzazzjoni għandha tkun lesta biex tibda l-proġett jekk il-proposta tiġi aċċettata.

• Għal organizzazzjonijiet iffukati fuq it-twettiq tal-proġetti tagħhom stess, xi wħud mill-proġetti tagħhom jista’ jkollhom dipendenzi ma’ xulxin, li għandhom ikunu viżibbli fil-matriċi u kkunsidrati meta jiġi bbilanċjat. Madankollu, innota li proġetti li għandhom dipendenzi ma’ xulxin ġeneralment jappartjenu għal programm u mhux se jiġu diretti direttament fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.

Hemm ħafna inċertezzi dwar kif jaħdmu l-portafolli. Għalhekk, il-matriċi qatt ma tista’ tkun preċiża biżżejjed biex tiġi ottimizzata mekkanikament ibbażata fuq kalkoli u għalhekk il-ġudizzju ta’ membri tal-bord tal-portafoll b’esperjenza huwa essenzjali. Bħala riżultat, huwa importanti li ma naħlux ħin u enerġija nippruvaw nagħmlu n-numri aktar preċiżi milli suppost. Minflok, il-maniġer tal-portafoll għandu jinkoraġġixxi l-kollaborazzjoni, l-involviment, it-trasparenza u l-ħsieb kritiku.

Il-membri kollha tal-bord tal-portafoll għandhom ikunu involuti fil-bilanċjar tal-portafoll. Meta jkun meħtieġ, jistgħu jgħaqqdu l-opinjonijiet tagħhom billi jivvutaw, billi jsegwu l-metodu tal-votazzjoni dokumentat fid-Deskrizzjoni tal-Portafoll.