Y4 – Mexxi komunikazzjoni ffukata
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għaċ-Ċiklu ta’ Kull Xahar. L-attivitajiet f’dan iċ-ċiklu jgħinu biex itejbu kontinwament is-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.
Xiex
Dan huwa l-waqt li tibgħat messaġġ qasir lil kulħadd fl-organizzazzjoni, fejn tinformahom dwar il-punti ewlenin tal-ġestjoni tal-portafoll:
- Titjib ippjanat (jekk ikun rilevanti għall-udjenza aktar wiesa')
- Progress tal-programmi li għaddejjin u l-proġetti waħedhom
- Lista ta’ programmi u proġetti waħedhom li bdew jew waqfu
Għaliex
Din il-komunikazzjoni ffukata żżomm lil kulħadd fl-organizzazzjoni aġġornat, u dan jista’ jgħin biex jitnaqqsu l-kunflitti u s-sorpriżi u jiġġenera ideat utli minn udjenza akbar.
Min
Il-komunikazzjonijiet iffukati fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll isiru mill-maniġer tal-portafoll.
Kif
Il-kontenut ta’ din il-komunikazzjoni ffukata jista’ jintbagħat permezz tal-email.
Din l-attività tista’ tiġi injorata jekk il-kontenut tagħha jiġi kkomunikat fis-saffi tal-programm u tal-proġett (eż., l-attivitajiet A10 u F06 ta’ P3.express). Madankollu, meta jkun hemm ħafna programmi u proġetti għaddejjin, ġeneralment ikun aħjar li dawk il-komunikazzjonijiet iffukati jiġu mċaqalqa f’dan is-saff u jintbagħat messaġġ unifikat biex jitnaqqas l-għadd ta’ komunikazzjonijiet iffukati u jinżammu aktar effettivi.
Il-maniġer tal-portafoll għandu jħeġġeġ lid-destinatarji biex jaqsmu l-opinjonijiet tagħhom wara li jirċievu l-messaġġ.
Ftakar li din il-komunikazzjoni timmira lejn firxa wiesgħa ta’ udjenzi fl-organizzazzjoni. Għalhekk, għandha tinżamm sempliċi, qasira u mhux teknika.