Y2 – Evalwa l-programmi u l-proġetti li huma għaddejjin bħalissa

Xiex

Kejjel il-prestazzjoni tal-programmi u l-proġetti li għaddejjin u erġa’ agħmel stima tal-benefiċċji mistennija tagħhom.

Għaliex

Hekk kif il-programmi u l-proġetti jiġu eżegwiti se nitgħallmu aktar dwarhom u nistgħu nagħmlu l-valutazzjoni tagħna tal-Valur tagħhom aktar realistika. Dan ir-raffinament jista’ jirriżulta fit-twaqqif ta’ programmi u proġetti li jitilfu l-ġustifikazzjoni assoluta tagħhom jew fil-pawża ta’ dawk li għandhom tnaqqis sinifikanti fil-ġustifikazzjoni relattiva tagħhom. Iż-żewġ azzjonijiet jgħinu biex nagħmlu użu aħjar mir-riżorsi u l-opportunitajiet tagħna.

Min-naħa l-oħra, din l-evalwazzjoni tista’ turi li l-programm jew il-proġett sar aktar importanti milli kien qabel u għalhekk jeħtieġ aktar appoġġ u prijorità ogħla fl-organizzazzjoni.

Min

Il-prestazzjoni tal-programmi u l-proġetti titkejjel mill-maniġers tagħhom, bis-superviżjoni tal-maniġer tal-portafoll. Ir-rivalutazzjoni tal-benefiċċji mistennija ssir mill-isponsors tal-programmi u l-proġetti, bis-superviżjoni tal-maniġer tal-portafoll.

Kif

Din l-attività hija konnessa mal-attivitajiet ċikliċi ta’ kejl tal-ġestjoni tal-programm u tal-proġett (eż., l-attività C01 ta’ P3.express). Għal sistemi ta’ ġestjoni ta’ programmi jew proġetti li m’għandhomx attività ċiklika ta’ kejl bħal din, teħtieġ li tiżdied.

Normalment, nistennew li jkollna l-kejl li ġej:

• Progress ġenerali (perċentwal)
• Tbassir tal-investiment li jrid jitlesta (eż., ħin u spiża)

Il-maniġer tal-portafoll huwa responsabbli biex jiżgura li l-prestazzjoni tal-programmi u l-proġetti titkejjel b’mod korrett. Għandhom jaħdmu wkoll mal-isponsor ta’ kull programm jew proġett biex jerġgħu jistmaw il-benefiċċji mistennija (eż., l-attività B03 ta’ P3.express). Id-dejta kollha se tinħażen fil-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur.

Il-maniġer tal-portafoll għandu jevita li jiġbor dejta bla bżonn u minflok jiffoka fuq dejta li sservi skop ċar u jżomm is-sistema sempliċi u b’għan.

Wara li jaġġorna t-tbassir tal-investiment u l-benefiċċji stmati, il-maniġer tal-portafoll jista’ jerġa’ jistma l-Valur mistenni:

Valur = benefiċċji ÷ investiment

Abbażi tal-Valur il-ġdid, jekk il-programm jew il-proġett jitlef il-ġustifikazzjoni assoluta tiegħu jew ikun hemm tnaqqis sinifikanti fil-ġustifikazzjoni relattiva tiegħu, jista’ jkollu jiġi kkanċellat jew imwaqqaf. Jekk il-maniġer tal-portafoll u l-isponsor jistgħu jaqblu dwar dik id-deċiżjoni skont il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur, huma jiffinalizzawha f’din l-attività. Inkella, il-maniġer tal-portafoll għandu jmexxi Ċiklu eċċezzjonali ta’ 6 xhur.

F’din l-attività, l-isponsor jista’ jaġġorna l-Każ ta’ Negozju b’konferma mill-maniġer tal-portafoll.