Y3 – Ippjana t-titjib
Din l-attività ta’ ġestjoni tappartjeni għaċ-Ċiklu ta’ Kull Xahar. L-attivitajiet f’dan iċ-ċiklu jgħinu biex itejbu kontinwament is-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.
Xiex
F’din l-attività, se nippjanaw titjib ibbażat fuq l-evalwazzjoni tal-programmi u l-proġetti u s-sodisfazzjon tal-partijiet interessati.
Għaliex
Dejjem hemm lok għal titjib, u dan huwa t-tentattiv tagħna li ntejbu s-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll tagħna kontinwament. Dawn it-titjibijiet huma prinċipalment dwar kif naħdmu fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll u se jkunu l-bażi għall-adattament gradwali tas-sistema.
Minbarra l-iskop primarju tagħhom, meta jsiru kif suppost u bl-involviment tal-maniġers tal-programmi u l-proġetti, se joħolqu aktar impenn u, bħala riżultat, jistgħu jżidu ċ-ċansijiet ta’ suċċess.
Min
Il-maniġer tal-portafoll jiffaċilita workshop għall-maniġers kollha tal-programmi u l-proġetti biex jagħmlu brainstorming u jippjanaw titjib. B’mod mhux obbligatorju, workshop simili jista’ jsir mal-membri tal-bord tal-portafoll, jew f’kull ċiklu jew darba kull ftit ċikli.
Kif
L-aħjar li tippjana t-titjib f’workshop iffaċilitat. Tekniki bħal Delphi jistgħu jkunu ta’ għajnuna f’workshops bħal dawn. Il-maniġer tal-portafoll jaġixxi bħala faċilitatur u jippermetti lill-parteċipanti jippjanaw it-titjib.
L-aħħar evalwazzjoni tal-programmi u l-proġetti (attività Y2), maħżuna fil-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur u l-evalwazzjoni tas-sodisfazzjon tal-partijiet interessati (attività Y1), maħżuna fir-Reġistru Globali tas-Saħħa, huma s-sorsi primarji ta’ ispirazzjoni għall-ippjanar tat-titjib. Ir-Reġistru Globali ta’ Segwitu jista’ jintuża wkoll bħala sors sekondarju ta’ ispirazzjoni.
Il-maniġer tal-portafoll għandu dejjem jikkunsidra wkoll is-suġġetti li ġejjin:
- Kif nistgħu ntejbu l-kapaċitajiet tan-nies permezz ta’ taħriġ, ikkowċjar, eċċ.?
- Kif nistgħu noħolqu ambjent tax-xogħol aktar pjaċevoli għal kulħadd?
It-titjib ippjanat se jiżdied mar-Reġistru Globali ta’ Segwitu, u kustodju (normalment, wieħed mill-maniġers tal-programm jew tal-proġett, iżda xi kultant wieħed mill-membri tal-bord tal-portafoll) se jiġi assenjat lil kull wieħed minnhom biex isegwi u jirrapporta lura.