Introduzzjoni

P5.express hija sistema ta’ ġestjoni minimalista u prattika għal portafolli ta’ programmi u proġetti. Tgħin lill-organizzazzjonijiet jagħmlu l-aħjar użu mir-riżorsi disponibbli tagħhom billi tiffoka fuq l-aktar sett ta’ programmi u proġetti ta’ valur iżda bbilanċjat. Tgħin ukoll biex tnaqqas il-kunflitti u x-xogħol mill-ġdid billi tinvolvi l-organizzazzjoni kollha u tipprevjeni li l-programmi u l-proġetti jitmexxew b’koordinazzjoni fqira u b’mod iżolat.

Bħas-sistemi l-oħra kollha fil-familja OMIMO (Open Minimalist Modules), hija modulari, jiġifieri li tista’ tużaha fi kwalunkwe konfigurazzjoni mingħajr ma tkun limitat għall-użu tagħha ma’ programmi jew proġetti li jużaw sistemi OMIMO; eż., il-proġetti tiegħek jistgħu jitmexxew bl-użu ta’ P3.express, micro.P3.express, DSDM^®®, Scrum, PRINCE2^®® jew kwalunkwe sistema oħra mingħajr ma tikkawża problemi għal P5.express.

P5.express jista’ jiġi implimentat fil-biċċa l-kbira tal-organizzazzjonijiet irrispettivament mit-tip ta’ proġetti li jkollhom jew jekk iwettqux il-proġetti għalihom infushom jew għal klijenti esterni.

P5.express jista’ jiġi implimentat qabel jew wara l-implimentazzjoni ta’ sistemi strutturati ta’ ġestjoni ta’ programmi jew proġetti. L-implimentazzjoni tiegħu għandha prijorità ogħla f’ħafna organizzazzjonijiet milli l-ġestjoni ta’ programmi jew proġetti.

Normalment, l-aħjar li jkollok sistema waħda ta’ ġestjoni tal-portafoll għal kull organizzazzjoni u P5.express hija mfassla għal setup singulari bħal dan. Xi organizzazzjonijiet kbar li għandhom diviżjonijiet separati għall-kunsinna tal-proġetti, kull waħda kapaċi twassal tip speċifiku ta’ proġett iżda ma tistax jew mhux ottimizzata biex twassal il-bqija, jistgħu jibbenefikaw minn ġerarkija ta’ portafolli. Għal organizzazzjonijiet bħal dawn, P5.express jista’ jintuża fl-aktar livell baxx tal-ġerarkija tal-portafoll biex jaħdem ma’ programmi u proġetti, flimkien ma’ sistema ta’ ġestjoni separata għal portafolli ta’ portafolli. OMIMO ma jipprovdix sistema għal dan tal-aħħar. Fi kwalunkwe każ, il-portafolli ġerarkiċi mhumiex ottimizzati daqs dawk singulari u, għalhekk, għandhom jiġu evitati sakemm ma jkunux verament neċessarji.

Il-programmi u l-proġetti kollha li ma jappartjenux għal programm (imsejħa “proġetti waħedhom” f’OMIMO) għandhom jiġu diretti fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll, mingħajr eċċezzjonijiet. Minbarra l-ottimizzazzjoni u l-ibbilanċjar, dan jgħin biex jiġu evitati kunflitti. Proġetti li mhumiex waħedhom għandhom jiġu diretti fil-programmi tagħhom aktar milli direttament fis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.

Proċess

Id-dijagramma P5.express turi l-proċess tagħha. Kull nodu fid-dijagramma huwa attività ta’ ġestjoni, u tista’ taqra dwar kull wieħed minnhom billi tikklikkja fuq in-nodu fil-manwal online jew billi tiftaħ is-sezzjoni tiegħu fil-verżjoni mniżżla. Innota li dan huwa manwal ta’ referenza aktar milli riżors ta’ taħriġ.

L-attivitajiet ta’ ġestjoni jidħlu fi tliet ċikli:

• Ċiklu ta’ kull 6 xhur: Dan isir kull 6 xhur jew kull meta tkun trid tittieħed deċiżjoni importanti biex tiġi rfinata l-istrateġija tal-ġenerazzjoni tal-Valur.
• Ċiklu ta’ Kull Xahar: Dan isir kull xahar biex jiġi mmonitorjat il-portafoll u biex tittejjeb kontinwament il-mod kif taħdem is-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll.
• Ċiklu ta’ Kuljum: Jiġi mmexxi kontinwament (jista’ jkun kwalunkwe jum, iżda mhux neċessarjament kuljum) biex tiġi implimentata l-istrateġija tal-ġenerazzjoni tal-Valur.

Organizzazzjonijiet li jaħdmu ma’ proġetti kbar li jdumu għal żmien twil jistgħu jissostitwixxu ċ-Ċiklu ta’ 6 Xhur b’wieħed annwali.

Innota li l-proġetti u l-programmi huma temporanji, b’bidu u tmiem, filwaqt li l-portafolli huma kontinwi, mingħajr bidu jew tmiem intrinsiku. Tibda l-vjaġġ tiegħek ta’ ġestjoni strutturata tal-portafoll f’xi punt, iżda dak il-bidu huwa implimentazzjoni tal-proċess aktar milli parti mill-proċess innifsu. Huwa għalhekk li ma tarax bidu jew tmiem f’P5.express.

Rwoli

Hemm żewġ rwoli f’P5.express:

• Membru tal-bord tal-portafoll
• Maniġer tal-portafoll

Bord tal-portafoll

Il-bord tal-portafoll huwa grupp differenti ta’ maniġers ta’ livell għoli fl-organizzazzjoni li jaħdmu flimkien u jieħdu d-deċiżjonijiet importanti kollha dwar programmi u proġetti waħedhom b’mod integrat u ħolistiku.

Kompożizzjoni:

• Membri ewlenin: Il-kapijiet tad-dipartimenti (eżekuttivi) kollha fl-organizzazzjoni jew l-ekwivalenti tagħhom għandhom ikunu membri ewlenin fuq il-bord tal-portafoll. Jistgħu jkollhom voti ugwali jew mhux ugwali. Xi membri ewlenin jista’ jkollhom is-setgħa tal-veto, iżda jekk ikon possibbli kun aħjar li jiġi evitat biex titjieb il-kollaborazzjoni.

• Membri tal-proxy: Kull membru ewlieni jista’ jkollu proxy biex jirrappreżentah f’workshops meta ma jistax ikun preżenti u wkoll biex jisponsorja xi wħud mill-programmi u l-proġetti relatati tagħhom. Irrispettivament mill-preżenza tal-membru ewlieni, il-proxy għandu jattendi l-workshops kollha biex jibqa’ konxju tal-istrateġiji. Il-membri tal-proxy għandhom ikunu awtorizzati biex jieħdu deċiżjonijiet f’isem il-membri ewlenin fl-assenza tagħhom.

Irid ikun hemm persuna waħda f’kull programm jew proġett waħdu responsabbli għall-ġustifikazzjoni tiegħu, li tikkomunika deċiżjonijiet ta’ livell għoli, finanzjament u riżorsi. Din il-persuna hija msejħa hawn bħala l-“isponsor”, iżda jista’ jkollha kwalunkwe titlu. Fil-każ ta’ Scrum u s-sistemi derivati ​​tiegħu, ir-rwol awtomatiku tagħhom ta’ “sid tal-prodott” jista’ jissodisfa l-funzjoni tal-isponsor sa ċertu punt. Alternattivament, jista’ jiżdied rwol separat ta’ sponsor ma’ proġetti bħal dawn.

L-isponsors tal-programmi u l-proġetti waħedhom kollha għandhom jintgħażlu mill-bord tal-portafoll. Kull sponsor tal-programm jew tal-proġett huwa l-unika persuna li tikkomunika deċiżjonijiet ta’ livell għoli mal-proġett jew il-programm tagħhom.

Maniġer tal-portafoll

Ir-rwol tal-maniġer tal-portafoll huwa primarjament wieħed ta’ faċilitazzjoni u kkowċjar, iżda għandu wkoll limitu definit għat-teħid ta’ deċiżjonijiet użat fiċ-Ċiklu ta’ Kull Xahar u ċ-Ċiklu ta’ Kuljum biex il-proċess ikun aktar veloċi u fluwidu. Il-bord tal-portafoll jieħu d-deċiżjonijiet ewlenin kollha u l-awtorità tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-maniġer tal-portafoll għandha tintuża biex tinterpreta d-deċiżjonijiet tal-bord aktar milli tirrifletti l-opinjonijiet personali. Il-maniġer tal-portafoll m’għandux ikollu rwol dirett fi kwalunkwe programm jew proġett, sabiex jiġu evitati kunflitti ta’ interess.

F’organizzazzjonijiet kbar, jista’ jkun hemm numru żgħir ta’ staff ta’ appoġġ biex jgħin lill-maniġer tal-portafoll.

Kull programm jew proġett waħdu għandu jkollu individwu wieħed li jirrappreżenta t-tħassib tiegħu dwar il-ġestjoni, il-koordinazzjoni u l-evalwazzjoni. Dan l-individwu huwa msejjaħ hawnhekk bħala l-“maniġer tal-programm” jew “maniġer tal-proġett”, iżda jista’ jkollu kwalunkwe titlu. Fil-każ ta’ Scrum u s-sistemi derivati ​​tiegħu, ir-rwol awtomatiku ta’ “scrum master” jista’ jwettaq din il-funzjoni.

Il-maniġer tal-portafoll huwa f’kuntatt mal-maniġers tal-programmi u tal-proġetti għal diversi raġunijiet. Madankollu, għandhom jevitaw li jikkomunikaw kwalunkwe deċiżjoni lilhom direttament u minflok jippermettu li d-deċiżjonijiet jgħaddu mill-isponsors tal-programm jew tal-proġett.

Il-maniġers tal-portafoll għandhom jevitaw il-mikroġestjoni u jiżguraw li l-membri tal-bord tal-portafoll lanqas ma jagħmlu mikroġestjoni, partikolarment meta jaġixxu bħala sponsors ta’ programmi jew proġetti.

Meta jkun hemm sistema waħda ta’ ġestjoni tal-portafoll, il-maniġer tal-portafoll tagħha jirrapporta lill-kap tal-organizzazzjoni. Meta jkun hemm ġerarkija ta’ portafolli, il-maniġer tal-portafoll jirrapporta lill-maniġer tal-portafoll fil-livell prinċipali.

Dokumenti

Dawn li ġejjin huma d-dokumenti awtomatiċi f’P5.express:

• Deskrizzjoni tal-Portafoll
• Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur
• Reġistru Globali ta’ Segwitu
• Reġistru Globali tas-Saħħa
• Każijiet ta’ Negozju

Ftakar biex ma tiġborx dejta li m’għandekx bżonn, u biex iżżomm id-dokumenti sempliċi u b’għan. Lanqas m’għandekx għalfejn tuża softwer ikkumplikat – ibda b’għodod sempliċi u aqleb għal dawk aktar sofistikati biss jekk għandek raġuni tajba biex tagħmel dan.

Din li ġejja hija deskrizzjoni qasira ta’ kull dokument.

Deskrizzjoni tal-portafoll

Id-Deskrizzjoni tal-Portafoll hija test dinamiku li jiddokumenta l-informazzjoni ewlenija li ġejja:

• Strateġija organizzazzjonali, missjoni, viżjoni, eċċ.
• Limitu għat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-maniġer tal-portafoll (f’forom eżatti jew mhux ipproċessati)
• Membri tal-bord tal-portafoll u s-saħħa tal-vot tagħhom
• Il-metodu tal-vot u l-kalkolu tiegħu
• Proċessi u politiki organizzazzjonali li jħallu impatt fuq il-ġestjoni tal-portafoll
• L-unità ta’ kejl għall-investimenti u l-benefiċċji

Id-Deskrizzjoni tal-Portafoll tinħoloq għall-ewwel darba meta jiġi implimentat P5.express u mbagħad tista’ tiġi aġġornata fl-attività X2.

Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur

Il-Matriċi tal-Ġenerazzjoni tal-Valur telenka programmi u proġetti waħedhom fuq dimensjoni waħda u l-informazzjoni tagħhom fuq l-oħra. Iżżid il-viżibilità u t-trasparenza billi tiddeskrivi b’mod ċar l-istrateġija tal-organizzazzjoni għall-ġenerazzjoni tal-Valur.

Dawn li ġejjin huma l-oqsma obbligatorji fil-matriċi: isem, sponsor, status, progress, investiment, benefiċċji, Valur, kategoriji ta’ Valur.

Il-matriċi tista’ tiġi implimentata fi spreadsheet jew bl-użu ta’ għodda speċjalizzata. Hemm disponibbli eżempju tal-matriċi bħala spreadsheet, li juri kif tinbidel fl-attività X2.

Reġistru Globali ta’ Segwitu

Ir-Reġistru Globali ta’ Segwitu huwa lista ta’ riskji, problemi, talbiet għal bidla, pjanijiet ta’ titjib, u tagħlimiet miksuba li jħallu impatt fuq diversi programmi jew proġetti. Biex jiġi żgurat li ma jkunx hemm żbalji, dawn l-oġġetti m’għandhomx jiġu ripetuti fir-reġistri lokali tal-programmi u l-proġetti, iżda pjuttost, il-maniġers tagħhom għandhom jużaw ir-reġistru globali flimkien mar-reġistri lokali tagħhom. Il-programmi u l-proġetti kollha fil-portafoll irid ikollhom dawn ir-reġistri lokali.

Kull oġġett fir-Reġistru Globali ta’ Segwitu għandu jkollu kustodju. Kull kustodju għandu jkun wieħed mill-membri tal-bord tal-portafoll jew maniġers tal-programm jew tal-proġett.

Reġistru Globali tas-Saħħa

Ir-Reġistru Globali tas-Saħħa jaħżen ir-riżultati tal-evalwazzjoni tas-sodisfazzjon tal-partijiet interessati tal-portafoll (membri tal-bord tal-portafoll, maniġers tal-programm, u maniġers ta’ proġetti waħedhom).

Każijiet ta’ Negozju

Kull programm jew proġett waħdu għandu jkollu Każ ta’ Negozju maħluq fis-saff tal-ġestjoni tal-portafoll biex jiddeskrivi l-iskop u l-ġustifikazzjoni tiegħu bl-elementi ewlenin li ġejjin:

• Għaliex dan il-programm/proġett?
• Għażliet alternattivi
• Rekwiżiti ta’ livell għoli
• Benefiċċji mistennija (li jkopru l-impatti pożittivi u negattivi)
• Metodu tal-kejl tal-benefiċċji
• Investiment stmat (ħin, spiża, eċċ.)
• Strateġija ta’ eżekuzzjoni (magħmula internament, esternalizzata, eċċ.)
• Riskji ewlenin

Każ ta’ Negozju approssimattiv ġeneralment ikun biżżejjed biex jiġi prijoritizzat il-programm jew il-proġett fil-portafoll, iżda meta jkun meħtieġ, l-isponsor tal-programm jew tal-proġett jista’ jibda dan il-proġett (jifforma tim biex joħloq pjan ta’ livell għoli mingħajr ma jesegwixxih) u juża dik l-informazzjoni biex joħloq Każ ta’ Negozju aktar raffinat.

Tfassil Personalizzat

Bħal ma’ sistemi minimalisti oħra, l-aħjar li ma tfassilx P5.express minn qabel. Minflok, għandek timplimentaha u tużaha kif deskritt fil-manwal u mbagħad tippersonalizzaha gradwalment, fl-attività Y3, biss b’reazzjoni għall-feedback miġbur mill-ambjent u bi prova u żball bir-reqqa.

Kronoloġija

L-abbozz privat tal-ewwel edizzjoni ta’ P5.express ġie ppubblikat f’Novembru 2023, segwit mill-abbozz pubbliku tagħha f’Jannar 2024 u l-verżjoni finali f’Lulju 2024.