G03 – Viesti kohdennetusti
Tämä projektinhallinta-aktiviteetti kuuluu ryhmään projektin jälkeinen johtaminen: Se on 3 - 6 kuukauden mittainen aktiviteettisykli, joka alkaa projektin loputtua ja jatkuu 1 - 5 vuotta. Tämä aktiviteettiryhmä voidaan yhdistää muiden valmiiden projektien kanssa portfolion hallinnassa.
Sama henkilö, joka oli projektin sponsori, on vastuussa tästä syklistä, ellei tätä vastuuta siirretä jollekin toiselle.
Lähetä lyhyt viesti, jossa kerrot projektin tuomista hyödyistä ja suunnitelmista niiden parantamiseksi. Tämä tieto voidaan jakaa pienelle joukolle organisaation avainhenkilöitä (esim. päälliköt ja johtajat) tai kaikille, suositus on jakaa kaikille.
Tarkoitus
Tämä viesti on toistuva muistutus vastaanottajille siitä, että projekteja tehdään heidän hyödykseen, ja että heidän tulee muistaa tämä nykyisissä ja tulevissa projekteissa.
Yleisiä sudenkuoppia
Seuraavat auttavat välttämään yleisimpiä ongelmia:
- Älä pidä kaikkea luottamuksellisena, vaan pyri jakamaan tietoja koko organisaation kanssa mahdollisuuksien mukaan.
- Pidä viesti lyhyenä ja selkeänä.
- Jos olet vastuussa useista pienistä projekteista, voit yhdistää niiden raportit yhdeksi, mutta varmista, että jokainen projekti on sisällytetty.
Periaatteet
Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa: