G01 – Arvioi projektin saavuttamia hyötyjä
Tämä projektinhallinta-aktiviteetti kuuluu ryhmään projektin jälkeinen johtaminen: Se on 3 - 6 kuukauden mittainen aktiviteettisykli, joka alkaa projektin loputtua ja jatkuu 1 - 5 vuotta. Tämä aktiviteettiryhmä voidaan yhdistää muiden valmiiden projektien kanssa portfolion hallinnassa.
Sama henkilö, joka oli projektin sponsori, on vastuussa tästä syklistä, ellei tätä vastuuta siirretä jollekin toiselle.
Sponsorin (tai jonkun hänen puolestaan) tulisi käyttää muutama tunti projektin jälkeiseen sykliin ja arvioda projektin saavuttamia hyötyjä.
Ilmeisten etujen lisäksi sponsorin tulee etsiä aktiivisesti myös odottamattomia etuja, mahdollisia etuja ja epäetuja.
Tarkoitus
Projektin saavuttamia hyötyjä tulee arvioida seuraavista syistä:
- Arviointi on muistutus sponsoreille ja muille sidosryhmille, että projekteista on hyötyä.
- Arviointi auttaa ymmärtämään ympäristöämme ja olemaan realistisempi tulevissa projekteissa.
- Arviointi auttaa meitä löytämään tapoja lisätä hyötyjä (G02).
Yleisiä sudenkuoppia
Seuraavat auttavat välttää yleisimpiä ongelmia:
- Sponsori voi antaa jonkun muun arvioida hyötyjä, mutta sponsorin tulee valvoa arviointia ja pitää toimintaa tärkeänä johtamistoimintana, joka kuuluu ylemmälle johdolle.
- Epämääräinen, sanallinen kuvaus hyödyistä ei palvele mitään. Projektin hyöty voi olla korkeanlentoinen ja todennäköisyyspohjainen, mutta hyödyn on oltava mielekäs ja käytettäväsissä seuraavassa G02.
- Muista, että hyödyt eivät rajoitu rahallisiin hyötyihin, vaan myös muut hyödyt, kuten maine, markkinaosuus, mahdollisuudet ja uusi tieto, tulee ottaa huomioon.
Periaatteet
Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa: