E01 – Arvioi sidosryhmätyytyväisyyttä
Tämä projektinhallinta-aktiviteetti kuuluu ryhmään Kuukauden päätös. Tämän ryhmän projektinhallinta-aktiviteetit suoritetaan kunkin kuukauden lopussa kuukauden päättämiseksi ja seuraavan kuukauden valmistelemiseksi.
Kuluneen kuukauden sidosryhmätyytyväisyyden arvioimiseksi voi lähettää kyselylomakkeen tiimin jäsenille, asiakkaalle, toimittajalle tai muille ulkopuolisille sidosryhmille. Tulokset kirjataan Projektin tila -rekisteriin. Anonyymiudesta pitää varmistua.
Projektin tila -rekisteri (template)
Tarkoitus
Toistuvat tyytyväisyysarviot ovat tärkeitä, koska niiden avulla saadaan tuotua ongelmia julki ja ratkaistavaksi sen sijaan että odotetaan epätyydyttäviä tuloksia jatkossa. Tämä arviointi ei rajoitu asiakkaaseen - on syytä kiinnittää huomiota myös tiimin jäseniin, sillä heidän tyytyväisyytensä vaikuttaa projektiin merkittävästi.
On tärkeää pitää arviointi anonyyminä, koska muutoin kaikki eivät halua kertoa asioita totuudenmukaisesti.
Yleisiä sudenkuoppia
Älä rajoita asiakastyytyväisyyden arvointia liian suppeaan joukkoon. Ota mukaan kaikki, kenellä saattaa olla merkittävää sanottavaa.
Älä lisää asiakaskyselylomakkeeseen liian monta kysymystä. Vastaamisen pitää olla helppoa ja nopeaa.
Mikäli vastaajia on vähän, ja vaikka pidät kysymykset mahdollismimman anonyymeina, on mahdollista että vastaaja on tunnistettavissa. Mikäli näin pääsee käymään, on parasta poistaa nuo tunnistettavat kysymykset ja olla käyttämättä niitä jatkossa uudelleen. Muutoin vastaajat saattavat menettää luottamuksensa kysymyssarjojen anonyymiyteen.
Varmistaaksesi että kenenkään henkilöllisyys ei pääse paljastumaan, vaikka se mahdollisuus olisikin olemassa, on hyvä keskittyä yhdistettyihin vastauksiin yksittäisten vastausten sijaan.
Periaatteet
Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa: