C1 – Päivitä ja paranna yhteistä ymmärrystä

Tämä on ensimmäinen aktiviteetti Viikkosyklin käynnistys -ryhmässä.

Jokaisella Integroidun projektitaulun kortilla tulee olla sen seuraamisesta ja päivittämisestä vastaava asianhoitaja. Kun yhdellä kortilla työskentelee useita ihmisiä, vain yksi heistä voidaan nimittää asianhoitajaksi.

Tässä vaiheessa asianhoitajat esittelevät korttinsa. Tiimi kehittää projektin yhteistä ymmärrystä päivittämällä näiden sekä “projektin kuvaus” -sarakkeen metakorttien sisällön ja järjestyksen sekä päättämällä tulevan viikon tehtävistä, tarkentamalla tulevan työn yksityiskohtia jne.

Jouduttaessa peruuttamaan kortti se tulee merkitä “peruutetuksi” ja siirtää se “suljettu” -sarakkeeseen, jotta taululla säilyy koko käsittelyhistoria.

Käyttäjän hattu

Mitkä ovat seuraavia loppukäyttäjille ja asiakkaalle tehtäviä hyödyllisimpiä asioita?

Tekijän hattu

Mitä on parasta tehdä seuraavaksi tekijän näkökulmasta?

Sijoittajan hattu

Mitä voimme tehdä seuraavaksi päästäksemme lähemmäksi projektin tavoitetta?

Projektipäällikön hattu

Jos meillä on poikkeamia, mitä meidän pitäisi tehdä toisin saavuttaaksemme tavoitteet?

Ovatko kaikki hatut olleet mukana yhteisymmärryksen tarkistamisessa ja parantamisessa?

Vanhat ja uudet tuotokset ja seurattavat asiat (riskit, ongelmat jne.) tulee listata ja järjestää Integroituun projektitauluun. Jokaiselle kortille tulee nimittää sen seuraamisesta vastaava asianhoitaja. “Projektin kuvaus” -sarakkeen metakortit tulee päivittää, jos niissä oleviin tavoitteisiin tai perustietoihin tulee muutoksia.

On hyödyllistä liittää hyväksymiskriteereitä jokaiseen taululla olevaan tuotokseen, jotta työ kohdistetaan tavoitteisiin ja tehdään D2-aktiviteetista yksinkertaisempaa. Tuotokseen kohdistuvat mahdolliset normit, standardit tai erityisvaatimukset tulee myös lisätä korttiin. Turhan toiston välttämiseksi “yleiset hyväksymiskriteerit” -metakortti voidaan luoda Integroidun projektitaulun “projektin kuvaus” -sarakkeeseen, jos tuotoksilla on samanlaiset kriteerit.

Projektin tuotoksesta mahdollisesti käytössä oleva aiempi versio kannattaa tarkistaa seuraavilla kysymyksillä:

Käyttäjän hattu

Mikä on käyttäjien reaktio projektin tuotoksen nykyiseen tilaan?

Tekijän hattu

Miten tuotos toimii todellisessa maailmassa tekijän näkökulmasta?

Sijoittajan hattu

Mitä hyötyjä olemme toistaiseksi saavuttaneet?

Näiden näkökohtien perusteella tauluun voidaan lisätä uusia kortteja tai muuttaa olemassa olevia.

Lisäksi tulee huomioida yleinen näkökulma:

Projektipäällikön hattu

Ovatko asiakirjat selkeitä ja helposti ymmärrettäviä?