A4 – Luo yhteinen ymmärrys

Projektipäällikkö -hattua käyttävä henkilö auttaa kaikkia tiimin jäseniä tarvittavan yhteistyön ja yhteisymmärryksen synnyttämisessä. Tämä toimii perustana tuleville ponnisteluille ja samalla projektin korkean tason läpivientisuunnitelmana.

Sijoittajan hattu

Miksi tämä projekti tehdään?

Mitä ovat projektin hyödyt ja haitat?

Kuinka paljon suunnilleen tarvitsemme rahaa projektin loppuunsaattamiseen?

Mitkä ovat investoinnin riskit?

Käyttäjän hattu

Mitä tuloksia projektin tuotokselta odotetaan?

Mitkä ovat asiakkaan ja loppukäyttäjien tarpeet ja odotukset?

Mitä riskejä liittyy asiakkaisiin ja loppukäyttäjiin?

Tekijän hattu

Miltä projektin tuotos näyttää kulissien takana?

Kuinka paljon suunnilleen tarvitsemme aikaa projektin tuotoksen luomiseen?

Mitkä ovat tuotannon riskit?

Projektipäällikön hattu

Kuka voi vaikuttaa projektiin (sidosryhmät)?

Mitkä ovat työskentelytapoihin liittyvät riskit?

Ovatko kaikki hatun kantajat olleet mukana yhteisymmärryksen luomisessa?

Tietojen tallentamiseksi tulee luoda digitaalinen tai fyysinen Integroitu projektitaulu esim. seuraavilla tilasarakkeilla: “jonossa”, “pidossa”, “käynnissä”, “katselmoitava” ja “suljettu” koskien tuotoksia ja seurattavia asioita (riskit, ongelmat jne.). Mainittujen tilasarakkeiden lisäksi tulee olla “projektin kuvaus” -sarake, jossa on seuraavat metakortit:

• Miksi tämä projekti?
• Vaatimukset ja odotukset
• Tavoitteet ja ennusteet
• Sidosryhmät
• Yleiset hyväksymiskriteerit [valinnainen]

Sinun tulisi tunnistaa kaikki ylä- ja keskitason tuotokset tässä vaiheessa luodaksesi paremman käsityksen projektista. Jos kyse on kuitenkin esiselvityksestä, on parempi rajoittaa tarkastelu keskeisiin korkean tason tuotoksiin ja tarkentaa niitä myöhemmin.

Monimutkaisissa mikroprojekteissa voit käyttää Tuotoskarttaa helpottamaan tuotosten tunnistamista. Voit käyttää miellekarttaa jakaaksesi projektin lopullisen tuotoksen tärkeimpiin päätuotoksiin ja tämän jälkeen kunkin niistä tarkemmalle tasolle ja niin edelleen kunnes saavutat riittävän yksityiskohtaisen tason.

Toinen tärkeä huolenaihe on:

Projektipäällikön hattu

Ovatko asiakirjat selkeitä ja helposti ymmärrettäviä?