F04 – Arhiviraj projektne dokumente
Ta dejavnost projektnega vodenja spada v skupino zaključek projekta. Aktivnosti v tej skupini so končane, ko je končan projekt oziroma produkt, ali če se projekt prekliče.
Zdaj, ko se bližamo koncu projekta, je čas za arhiviranje vseh projektnih dokumentov.
Namen
Arhiv bi moral biti v prihodnosti varen in na voljo pooblaščenim osebam, tako da lahko te informacije vedno uporabljajo v svojih projektih, namesto da bi ponovno izumljali kolesje. Sistem za upravljanje portfelja bo morda moral v prihodnosti preveriti tudi te podatke za podrobnejšo analizo preteklih projektov.
Pogoste nevarnosti
Spodaj je nekaj najpomembnejših stvari, ki jih je treba upoštevati:
- Če je mogoče, poskrbite, da je arhiv na enem mestu in da datoteke niso raztresene.
- Prepričajte se, da je arhiv samo za branje (read-only).
- Prepričajte se, da je vzpostavljen ustrezen sistem varnostnega kopiranja, da arhiv ne bo izgubljen.
- Prepričajte se, da je arhiv varen in da imajo dostop do njega samo pooblaščene osebe.
Poleg naštetega je pri dokumentih pogosta težava tudi to, da besedilo ni dovolj jasno in jih lahko ob pravem času in v pravem kontekstu razumejo le ljudje, ki delajo z dokumenti. Prepričajte se, da so vsi dokumenti jasni in preprosti, tako da jih lahko razume vsak, ki ne pozna natančnega konteksta projekta. Ta strategija vam pomaga tudi pri dolgih projektih, saj imajo notranji deležniki po nekaj mesecih zelo pogosto težave pri razumevanju lastnih dokumentov.
Načela
Sledeča načela igrajo pomembno vlogo v tej aktivnosti upravljanja:
- NUP2: Varčuj in optimiziraj porabo energije in virov.
- NUP5: Ničesar ne naredi brez jasnega namena.
- NUP6: Uporabljaj ponavljajoče se elemente.
Note: NUPP is not translated into Slovenski yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.