Z1 – Beheer follow-up items
Deze managementactiviteit behoort tot de Dagelijkse cyclus. De activiteiten in deze cyclus kunnen op om het even welke dag worden uitgevoerd om de Waardecreatiestrategie te implementeren.
Wat
In deze activiteit beheren we continu de globale follow-up items (risico’s, problemen, wijzigingsverzoeken, verbeterplannen en geleerde lessen).
Waarom
De meeste follow-up items beïnvloeden één enkel programma of project en worden lokaal beheerd. Er zijn echter ook globale items die meerdere programma’s en projecten beïnvloeden en op een geïntegreerde, holistische manier in de portfoliomanagementlaag moeten worden beheerd om effectiever te zijn.
Wie
De portfoliomanager is de belangrijkste facilitator in deze activiteit en werkt nauw samen met de verantwoordelijken.
Hoe
Programma- en projectmanagers kunnen globale follow-up items identificeren (bijvoorbeeld in activiteit D01 van P3.express). Wanneer dit gebeurt, moeten ze dit onmiddellijk aan de portfoliomanager communiceren.
De portfoliomanager moet de lokale registers continu monitoren om patronen te vinden die kunnen leiden tot de identificatie van globale follow-up items.
Wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan het Globaal Follow-upregister:
- moet een van de leden van de portfolioraad, programmamanagers of projectmanagers eraan worden toegewezen als verantwoordelijke om het op te volgen en de status ervan bij te werken, en
- moeten deze verantwoordelijken de managers van alle programma’s en projecten die door het item kunnen worden beïnvloed, op de hoogte brengen van het bestaan ervan.
De portfoliomanager moet met de verantwoordelijken in contact staan over de status van hun follow-up items en ervoor zorgen dat ze allemaal worden opgevolgd totdat ze zijn afgesloten.
Wanneer de portfoliomanager zich realiseert dat een follow-up item een aanzienlijke impact kan hebben op de Waardecreatiematrix, moet hij/zij een uitzonderlijke Halfjaarlijkse cyclus starten. In andere gevallen is de portfoliomanager gemachtigd om te beslissen hoe op die items wordt gereageerd. De portfoliomanager kan hulp krijgen van programma- en projectmanagers om de gepaste reacties te onderzoeken en ontwerpen.
De gerelateerde organisatieprocessen en beleidslijnen die in de Portfoliobeschrijving zijn gedocumenteerd, moeten in deze activiteit zorgvuldig worden gevolgd.