Y3 – Plan verbeteringen
Deze managementactiviteit behoort tot de Maandelijkse cyclus. De activiteiten in deze cyclus helpen om het portfoliomanagementsysteem continu te verbeteren.
Wat
In deze activiteit plannen we verbeteringen op basis van de evaluatie van programma’s en projecten en de tevredenheid van de belanghebbenden.
Waarom
Er is altijd ruimte voor verbetering, en in deze activiteit gaan we het portfoliomanagementsysteem trachten te verbeteren. Deze verbeteringen gaan voornamelijk over hoe we werken in het portfoliomanagementsysteem. Ze vormen ook de basis voor het geleidelijke maatwerk van het systeem.
Naast het primaire doel zal het, wanneer het goed wordt uitgevoerd en met betrokkenheid van programma- en projectmanagers, meer draagvlak creëren en daardoor de kans op succes vergroten.
Wie
De portfoliomanager faciliteert een workshop voor alle programma- en projectmanagers om over verbeteringen te brainstormen. Optioneel kan een soortgelijke workshop worden gehouden met de leden van de portfolioraad, hetzij in elke cyclus, hetzij om de andere cyclus.
Hoe
Het is het makkelijkst om in een gefaciliteerde workshop verbetering te plannen. Technieken zoals Delphi kunnen nuttig zijn in dergelijke workshops. De portfoliomanager treedt op als facilitator en laat de deelnemers verbeteringen plannen.
De meest recente evaluatie van de programma’s en projecten (activiteit Y2), vastgelegd in de Waardecreatiematrix, en de evaluatie van de tevredenheid van de belanghebbenden (activiteit Y1), opgeslagen in het Globaal Health register, zijn de primaire inspiratiebronnen voor het plannen van verbeteringen. Het Globaal Follow-upregister kan ook worden gebruikt als secundaire inspiratiebron.
De portfoliomanager kan ook altijd de volgende onderwerpen overwegen:
- Hoe kunnen we de capaciteiten van mensen verbeteren via training, coaching, enz.?
- Hoe kunnen we een aangenamere werkomgeving creëren voor iedereen?
Geplande verbeteringen worden toegevoegd aan het Globaal Follow-upregister, en aan elk ervan wordt een verantwoordelijke toegewezen (normaal gesproken een van de programma- of projectmanagers, maar soms ook een van de leden van de portfolioraad) om deze op te volgen en erover terug te rapporteren.