X3 – Voer een gerichte communicatie
Deze managementactiviteit behoort tot de Halfjaarlijkse cyclus. De activiteiten in deze cyclus definiëren en herbekijken de Waardecreatiestrategie.
Wat
Deze gerichte communicatie informeert iedereen in de organisatie over de Waarde die we recent hebben gegenereerd en onze strategie om in de toekomst Waarde te genereren.
Waarom
Deze gerichte communicatie heeft volgende voordelen:
- Iedereen blijft op de hoogte van de programma’s en projecten die worden uitgevoerd of in de nabije toekomst zullen worden uitgevoerd, wat conflicten en verrassingen vermindert en nuttige ideeën genereert vanuit een groter publiek.
- Het herinnert iedereen eraan dat programma’s en projecten worden gedaan om Waarde te genereren en dat hun activiteiten moeten aansluiten bij het gedefinieerde doel en moeten bijdragen aan het genereren van Waarde.
Wie
Gerichte communicaties in het portfoliomanagementsysteem worden verstuurd door de portfoliomanager.
Hoe
Deze gerichte communicatie verstuurt de volgende informatie:
- Een vereenvoudigde kopie van de Waardecreatiematrix samen met een korte beschrijving
- Een kort verslag van de baten die zijn gerealiseerd uit programma’s en projecten (als dit niet op programma- of projectniveau gebeurt, zoals in activiteit G03 van P3.express)
De informatie kan per e-mail worden verstuurd, of de activiteit kan worden omgevormd tot een evenement waarbij iedereen samenkomt, de informatie wordt gedeeld en enkele extra leuke activiteiten worden toegevoegd om de successen te vieren en het voor iedereen een aangename ervaring te maken.
Als er in de organisatie slechts enkele actieve post-programma- en post-projectcycli zijn, kunnen hun gerichte communicaties (bijvoorbeeld activiteit G03 van P3.express) in hun eigen lagen worden gedaan. Anders is het vaak het beste om hun gerichte communicaties naar de portfoliomanagementlaag te brengen en ze te verenigen om de hoeveelheid communicatie te verminderen en ze effectiever te houden.
De portfoliomanager moet de ontvangers aanmoedigen om na het ontvangen van de communicatie hun mening te delen.
Onthoud dat deze communicatie gericht is op een breed scala aan doelgroepen in de organisatie. Daarom is het belangrijk om ze eenvoudig, kort en niet-technisch te houden.