Y4 – Voer een gerichte communicatie
Deze managementactiviteit behoort tot de Maandelijkse cyclus. De activiteiten in deze cyclus helpen om het portfoliomanagementsysteem continu te verbeteren.
Wat
Dit is het moment om een kort bericht te sturen naar iedereen in de organisatie, om hen te informeren over de hoogtepunten van het portfoliomanagement:
- Geplande verbeteringen (indien relevant voor het bredere publiek)
- Voortgang van de lopende programma’s en standalone projecten
- Een lijst van programma’s en standalone projecten die zijn gestart of gestopt
Waarom
Deze gerichte communicatie houdt iedereen in de organisatie op de hoogte, wat kan helpen om conflicten en verrassingen te verminderen. Maar het kan ook nuttige ideeën genereren vanuit een breder publiek in de organisatie.
Wie
Gerichte communicaties in het portfoliomanagementsysteem worden gedaan door de portfoliomanager.
Hoe
Het versturen van deze gerichte communicatie kan eenvoudigweg via e-mail gebeuren.
Deze activiteit kan worden overgeslagen als de inhoud ervan wordt gecommuniceerd in de programma- en projectlagen (bijvoorbeeld activiteiten A10 en F06 van P3.express). Wanneer er echter veel lopende programma’s en projecten zijn, is het meestal beter om die gerichte communicaties naar deze laag te verplaatsen en één gezamenlijk bericht te sturen om het aantal emails te verminderen en de communicatie effectiever te houden.
De portfoliomanager moet de ontvangers aanmoedigen om na het ontvangen van het bericht hun mening te delen.
Onthoud dat deze communicatie gericht is op een breed aantal doelgroepen in de organisatie. Daarom moet ze eenvoudig, kort en niet-technisch worden gehouden.