Y1 – Evalueer de tevredenheid van de belanghebbenden van het portfolio
Deze managementactiviteit behoort tot de Maandelijkse cyclus. De activiteiten in deze cyclus helpen om het portfoliomanagementsysteem continu te verbeteren.
Wat
Deze activiteit evalueert de tevredenheid van de leden van de portfolioraad en de managers van programma’s en standalone projecten.
Waarom
We willen ontevredenheid en problemen zo snel mogelijk ontdekken en oplossen voordat ze zich opstapelen en programma’s en projecten schade kunnen toebrengen.
Wie
Het is de verantwoordelijkheid van de portfoliomanager om de tevredenheid van de belanghebbenden van het portfolio te evalueren.
Hoe
De enquêtevragen in de evaluatie moeten worden ontworpen om de behoeften en zorgen van de organisatie en medewerkers te bevragen, en kunnen daardoor in de loop van de tijd veranderen. Hieronder volgt een voorbeeldset van vragen voor de leden van de portfolioraad:
- Hebben naar uw mening alle leden van de portfolioraad de kans om gehoord en correct begrepen te worden?
- Bent u tevreden over de manier waarop de workshops worden gefaciliteerd?
- Bent u tevreden over de manier waarop de behoeften en verwachtingen van uw afdeling in aanmerking worden genomen in het portfoliomanagementsysteem?
- Enz.
Hieronder volgt een voorbeeldset van vragen voor de programma- en projectmanagers:
- Bent u tevreden over uw relatie met uw sponsor?
- Zijn de strategie van de organisatie en haar huidige portfolio duidelijk en betekenisvol voor u?
- Heeft uw programma of project naar uw mening een positieve impact op de organisatie?
- Enz.
Het is een goed idee om aan het einde van alle enquêtes een open vraag toe te voegen, waarin u de doelgroep vraagt hoe het portfoliomanagementsysteem hen beter kan helpen in hun werk.
Het is meestal een goed idee om deze evaluaties anoniem uit te voeren, zodat mensen hun mening gemakkelijker kunnen uiten.
De resultaten van de evaluaties moeten worden opgeslagen in het Globaal Health register en worden gebruikt in activiteit Y3 om verbeteringen te plannen.
De portfoliomanager moet er ook voor zorgen dat programma’s en projecten voortdurend de tevredenheid van hun teamleden evalueren en aandacht besteden aan hun welzijn.