Inleiding


P5.express is een minimalistisch, praktisch managementsysteem voor portfolio’s van programma’s en projecten. Het helpt organisaties om optimaal gebruik te maken van hun beschikbare middelen door zich te richten op de meest waardevolle en gebalanceerde combinatie van programma’s en projecten. Het helpt ook om conflicten en herwerk te verminderen door de hele organisatie te betrekken en te voorkomen dat programma’s en projecten slecht gecoördineerd of geïsoleerd worden uitgevoerd.

Zoals alle andere systemen in de OMIMO-familie (Open Minimalist Modules) is P5.express modulair, wat betekent dat u het in elke context kunt gebruiken zonder beperkt te zijn tot programma’s of projecten die andere OMIMO-systemen gebruiken; uw projecten kunnen bijvoorbeeld worden uitgevoerd met P3.express, micro.P3.express, DSDM®®, Scrum, PRINCE2®® of een ander systeem, zonder dat dit problemen veroorzaakt voor P5.express.

P5.express kan in de meeste organisaties worden geïmplementeerd, ongeacht het soort projecten dat wordt uitgevoerd, en of deze al dan niet voor zichzelf of voor externe klanten worden gedaan.

P5.express kan worden geïmplementeerd vóór of na de implementatie van gestructureerde programma- of projectmanagementsystemen. Immers, in veel organisaties heeft de implementatie van een portfoliomanagementsysteem een hogere prioriteit dan programma- of projectmanagement.

Meestal is het het beste om één portfoliomanagementsysteem per organisatie te hebben, en P5.express is ontworpen voor zo’n enkelvoudige opzet. Sommige grote organisaties die aparte projectuitvoeringsafdelingen hebben, die elk een bepaald type project kunnen uitvoeren maar niet in staat of niet geoptimaliseerd zijn om de rest uit te voeren, kunnen baat hebben bij een hiërarchie van portfolio’s. Voor dergelijke organisaties kan P5.express worden gebruikt op het laagste niveau van de portfoliohiërarchie om met programma’s en projecten te werken, samen met een afzonderlijk managementsysteem voor portfolio’s van portfolio’s. OMIMO biedt geen systeem voor dat laatste. Hoe dan ook zijn hiërarchische portfolio’s niet zo geoptimaliseerd als enkelvoudige, en daarom is het best ze te vermijden tenzij ze echt noodzakelijk zijn.

Alle programma’s en alle projecten die niet tot een programma behoren (in OMIMO “standalone projecten” genoemd) moeten zonder uitzondering in het portfoliomanagementsysteem worden aangestuurd. Naast optimalisatie en balancering helpt dit om conflicten te vermijden. Projecten die niet “standalone” zijn, moeten in hun programma’s worden gemanaged in plaats van rechtstreeks in het portfoliomanagementsysteem.

Proces

Het P5.express-diagram illustreert het proces. Elk knooppunt op het diagram is een managementactiviteit, u kunt over elke activiteit meer te weten komen door op het knooppunt te klikken in de online handleiding of door het bijbehorende hoofdstuk te lezen in de gedownloade versie.

De managementactiviteiten passen in drie cycli:

Organisaties die werken met grote projecten die lang duren, kunnen de Halfjaarlijkse cyclus vervangen door een jaarlijkse.

Merk op dat projecten en programma’s tijdelijk zijn, met een begin en een einde, terwijl portfolio’s doorlopend zijn, zonder een inherent begin of einde. U begint uw traject van gestructureerd portfoliomanagement op een bepaald moment, maar die start is een implementatie van het proces en geen onderdeel van het proces zelf. Daarom ziet u in P5.express geen begin of einde.

Rollen

Er zijn twee rollen in P5.express:

Portfolioraad

De portfolioraad is een diverse groep van hooggeplaatste managers in de organisatie die samenwerken en alle belangrijke beslissingen over programma’s en standalone projecten op een geïntegreerde, holistische manier nemen.

Samenstelling:

In elk programma of standalone project moet er één persoon zijn die verantwoordelijk is voor de rechtvaardiging ervan, voor het communiceren van high-level beslissingen, de financiering en de middelen. Deze persoon wordt hier de “sponsor” genoemd, maar kan ook een andere titel hebben. In het geval van Scrum en de daarvan afgeleide systemen kan de standaardrol van “product owner” de sponsorfunctie tot op zekere hoogte vervullen. Als alternatief kan aan dergelijke projecten een aparte sponsorrol worden toegevoegd.

Sponsors van alle nieuwe programma’s en standalone projecten moeten worden gekozen uit de portfolioraad. Elke programma- of projectsponsor is de enige persoon die high-level beslissingen communiceert met zijn/haar programma of project.

Portfoliomanager

De rol van de portfoliomanager is in de eerste plaats een van faciliteren en coachen, maar hij/zij heeft ook een beslissingsdrempel die in de Maandelijkse cyclus en de Dagelijkse cyclus wordt gebruikt om het proces sneller en soepeler te laten verlopen. De portfolioraad neemt alle belangrijke beslissingen, en de beslissingsbevoegdheid van de portfoliomanager moet worden gebruikt om de beslissingen van de raad te interpreteren in plaats van om persoonlijke meningen weer te geven. De portfoliomanager mag geen directe rol hebben in enig programma of project, om belangenconflicten te vermijden.

In grote organisaties kan er enige ondersteunende staf zijn om de portfoliomanager te helpen.

Elk programma of standalone project moet één persoon hebben die zijn management-, coördinatie- en evaluatiebelangen vertegenwoordigt. Deze persoon wordt hier de “programmamanager” of “projectmanager” genoemd, maar kan ook een andere titel hebben. In het geval van Scrum en de daarvan afgeleide systemen kan de standaardrol van “scrum master” deze functie vervullen.

De portfoliomanager staat om verschillende redenen in contact met programma- en projectmanagers. De portfoliomanager moet echter vermijden om beslissingen aan hen te communiceren en die beslissingen liever via de programma- of projectsponsors laten lopen.

Portfoliomanagers moeten micromanagement vermijden en er ook voor zorgen dat ook de leden van de portfolioraad niet aan micromanagement doen, vooral niet als programma- of projectsponsor.

Wanneer er één portfoliomanagementsysteem is, rapporteert de portfoliomanager aan het hoofd van de organisatie. Wanneer er een hiërarchie van portfolio’s is, rapporteert de portfoliomanager aan de portfoliomanager van het bovenliggende niveau.

Documenten

De volgende documenten zijn de standaarddocumenten in P5.express:

Vergeet niet dat het belangrijk is om geen gegevens te verzamelen die u niet nodig heeft, en om de documenten eenvoudig en doelgericht te houden. U hoeft ook geen ingewikkelde software te gebruiken. Begin met eenvoudige hulpmiddelen en stap pas over op geavanceerdere als u daar een goede reden voor heeft.

Hieronder volgt een korte beschrijving van elk document.

Portfoliobeschrijving

De Portfoliobeschrijving is een dynamische tekst die de volgende essentiële informatie vastlegt:

De Portfoliobeschrijving wordt voor het eerst opgesteld bij de implementatie van P5.express, en kan daarna worden bijgewerkt in de activiteit X2.

Waardecreatiematrix

De Waardecreatiematrix lijst programma’s en standalone projecten op in de rijen van de matrix en hun informatie kolommen. Ze verhoogt de zichtbaarheid en transparantie door de strategie van de organisatie voor het genereren van Waarde duidelijk te beschrijven.

De volgende velden zijn verplicht in de matrix: naam, sponsor, status, voortgang, investering, baten, Waarde, Waardecategorieën.

De matrix kan worden geïmplementeerd in een spreadsheet of met een gespecialiseerd hulpmiddel. Er is een voorbeeld van de matrix als spreadsheet beschikbaar, dat laat zien hoe de matrix verandert in activiteit X2.

Globaal Follow-upregister

Het Globaal Follow-upregister is een lijst van risico’s, problemen, wijzigingsverzoeken, verbeterplannen en geleerde lessen die meerdere programma’s of projecten beïnvloeden. Om fouten te voorkomen, mogen dergelijke items niet worden herhaald in de lokale registers van programma’s en projecten; in plaats daarvan moeten hun managers het globale register naast hun lokale registers gebruiken. Alle programma’s en projecten in het portfolio moeten over dergelijke lokale registers beschikken.

Elk item in het Globaal Follow-upregister moet een verantwoordelijke hebben. Elke verantwoordelijke moet een van de leden van de portfolioraad of een programma- of projectmanager zijn.

Globaal Health register

Het Globaal Health register bevat de resultaten van het evalueren van de tevredenheid van de belanghebbenden van het portfolio (leden van de portfolioraad, programmamanagers en managers van standalone projecten).

Business Cases

Voor elk programma of standalone project moet in de portfoliomanagementlaag een Business Case worden opgesteld om het doel en de rechtvaardiging ervan te beschrijven, met de volgende hoofdelementen:

Een globale Business Case is meestal voldoende om het programma of project in het portfolio te prioriteren, maar wanneer nodig kan de sponsor van het programma of project het initiëren (een team samenstellen om een high-level plan te maken zonder het uit te voeren) en die informatie gebruiken om een meer verfijnde Business Case op te stellen.

Maatwerk

Zoals bij andere minimalistische systemen kunt u P5.express het beste niet vooraf op maat maken. In plaats daarvan implementeert en gebruikt u het zoals beschreven in de handleiding, en past u het daarna geleidelijk aan, in activiteit Y3, enkel als reactie op feedback die uit de omgeving wordt verzameld en met zorgvuldig vallen en opstaan.

Geschiedenis

Het privé-ontwerp van de eerste editie van P5.express werd gepubliceerd in november 2023, gevolgd door het publieke ontwerp in januari 2024 en de definitieve versie in juli 2024.