T5 – Efficiëntie

Dit is een conceptversie van de handleiding, bedoeld voor publieke review. Hebt u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

Bescherming, veerkracht en efficiëntie zijn nodig omdat u bepaalde resultaten wilt behalen door oplossingen aan te passen. Met efficiëntie wilt u de implementatie van de oplossing versnellen door verspilling te verminderen.

Snelheid versus richting

Onthoud dat snelheid alleen positief is wanneer u in de juiste richting beweegt. Uw richting wordt bepaald in de categorie oplossingen en bijgestuurd in de categorie aanpassing. Dit is belangrijk om te onthouden, omdat sommige leiders zich zo op snelheid richten dat ze de richting vergeten.

Governance

Een van de factoren die meespelen in efficiëntie is de manier waarop sommige beslissingen geëscaleerd moeten worden, want escalaties zorgen doorgaans voor vertraging. Probeer het proces te optimaliseren, maar het doel is niet altijd om escalaties te schrappen: ze zijn een van uw beschermingsmechanismen en een manier om er zeker van te zijn dat u in de juiste richting beweegt. Offer de richting niet op voor snelheid.

Kortere weg versus hogere snelheid

U kunt gewenste outcomes op twee manieren sneller bereiken:

De weg verkorten: U vergroot de bedrijfswaarde wanneer u dezelfde outcome bereikt met een andere output die een kleinere investering vraagt.
De snelheid verhogen: Bij een bepaalde output is het vaak mogelijk om sneller te werken zonder kwaliteit op te offeren of de outcomes in gevaar te brengen.

U moet beide bovenstaande methoden optimaal benutten. De eerste komt aan bod in de categorieën oplossingen en aanpassing; de tweede is waar we in de categorie efficiëntie naar streven.

Gedragingen

Dit zijn de effectieve gedragingen van leiders met betrekking tot efficiëntie:

U verwart efficiëntie niet met overwerk, druk en drukte.
U vermijdt ballast en verspilling door u te richten op de essentiële aspecten van het onderwerp.
U past publiek beschikbare methoden aan en maakt ze u eigen, in plaats van van nul te beginnen.
U zorgt ervoor dat wanneer een type werk zich herhaalt, het telkens iets beter wordt gedaan dan de vorige keren.
U overweegt om de workflow van terugkerend werk te documenteren en te structureren, en dit werk te automatiseren wanneer dat gerechtvaardigd is.
U verdiept u in verschillende soorten softwarepakketten die nuttig kunnen zijn in uw rol en gebruikt ze effectief, zonder u te laten meeslepen door oppervlakkige hypes.
U delegeert werk aan de juiste mensen en behaalt resultaten met de optimale hoeveelheid toezicht (niet te veel en niet te weinig).
U zorgt ervoor dat alles wat belangrijk is, wordt gedocumenteerd en zo wordt opgeslagen dat het later gemakkelijk terug te vinden is.
U structureert en presenteert informatie zo dat de relevante mensen die gemakkelijk kunnen begrijpen.
U spreekt en schrijft helder, volledig en toch beknopt, om misverstanden, wrijving en tijdverlies te voorkomen.
U verdeelt uw aandacht en energie over zaken op basis van hun belang.
U verbetert de efficiëntie met de juiste hoeveelheid parallel werk (niet te veel en niet te weinig).
U zorgt ervoor dat opleveringen volledig zijn afgerond voordat u ze afsluit.
U bereidt u altijd voor op wat er komt, van een eenvoudige vergadering tot een groot project of een crisis.
U bent altijd stipt, om geen tijd en mentale energie te verspillen en ook uit respect voor uzelf en anderen.