T2 – Aanpassing

Dit is een conceptversie van de handleiding, bedoeld voor publieke review. Hebt u opmerkingen, mail ze dan naar info@omimo.org. Kom later terug voor de definitieve versie.

De kerncategorie van het Kompas is oplossingen: de belangrijkste reden dat we leiders hebben, is het behalen van de verwachte resultaten, en dat gebeurt door oplossingen te ontwerpen en vervolgens te implementeren. Maar zowel onze omgeving als ons begrip van die omgeving verandert, en dat vraagt dat we ons aan die veranderingen aanpassen door onze oplossingen bij te sturen. Daarom omringen we de categorie oplossingen met de categorie aanpassing.

Bronnen van verandering

Er zijn verschillende bronnen van verandering die in de gaten moeten worden gehouden. Die bronnen vallen in twee grote categorieën:

Veranderingen in ons begrip: Het is niet mogelijk om alles over het onderwerp te leren voordat we er een oplossing voor ontwerpen. Er is een optimale hoeveelheid informatie die we nodig hebben voordat we beslissen; meer zou verspilling van middelen zijn, en minder zou de oplossing ineffectief kunnen maken en de aanpassing te ingewikkeld. Ons begrip van het onderwerp is daarom altijd gedeeltelijk, en naarmate we er tijdens de implementatie van de oplossing meer over leren, kunnen we ons realiseren dat de oplossing moet veranderen om aan te sluiten bij ons nieuwe, verbeterde begrip.
Veranderingen in de omgeving: Er kunnen zich allerlei veranderingen voordoen in onze omgeving, zowel binnen als buiten de organisatie, die de geschiktheid van de oplossing kunnen veranderen of zelfs onze doelen en visies.

Feedback

Feedback van gebruikers is een gebruikelijke manier om te ontdekken hoe u zich moet aanpassen, maar niet de enige. Bovendien kan gebruikersfeedback zelf op twee manieren worden opgevat:

Wat mensen u vertellen
Wat u bij mensen waarneemt

De tweede bron van feedback is betrouwbaarder, omdat mensen doorgaans verwarren wat ze willen met hoe ze op basis van hun wensen beoordeeld willen worden.

Meer in het algemeen moet u op twee verschillende dingen letten:

Wat mensen nodig hebben
Wat mensen willen

Het eerste draagt bij aan uw succes op lange termijn, het tweede aan uw succes op korte termijn. Zoals bij de meeste dingen moet u de twee in balans houden.

Doelgroep

Onthoud: wie iedereen tevreden probeert te stellen, stelt waarschijnlijk niemand tevreden. Dat is essentieel bij het bijsturen van oplossingen: afgezien van ethische aspecten, waarop niet mag worden ingeleverd, moeten we dapper genoeg zijn om ergens de grens te trekken en bepaalde verwachtingen uit te sluiten, zodat we ons kunnen aanpassen om een gerichte deelgroep van het potentiële publiek tevreden te stellen.

Reactief worden

Er bestaat een veelvoorkomende vorm van overaanpassing die geleidelijk ontaardt in reactief sleutelen aan de oplossing, zonder oog voor de overkoepelende doelen en visies enerzijds en de opportuniteitskosten anderzijds. Wanneer leiders en de mensen om hen heen in deze val trappen, levert hun werk niet langer de verwachte resultaten op, terwijl ze zichzelf misschien prijzen om hoe adaptief ze wel niet zijn.

Gedragingen

Dit zijn de verwachte gedragingen van leiders in de categorie aanpassing:

U evalueert regelmatig visies en doelen om ervoor te zorgen dat ze wenselijk en haalbaar blijven.
U stuurt lopende oplossingen regelmatig bij om ervoor te zorgen dat ze te rechtvaardigen blijven.
U blijft openstaan voor het vervangen van uw gekozen oplossing door een andere die aantoonbaar beter is.
U zorgt ervoor dat voorgestelde wijzigingen aan oplossingen op basis van alle relevante factoren te rechtvaardigen zijn voordat u ze doorvoert.
U zorgt ervoor dat concurrerende factoren die een oplossing beïnvloeden (bijv. kwaliteit versus kosten) voortdurend worden geïdentificeerd en tegen elkaar afgewogen.
U zorgt ervoor dat werkitems voortdurend opnieuw worden geprioriteerd, zodat de kritieke items meer aandacht krijgen.
U zorgt ervoor dat relevante verwachtingen voortdurend worden geëvalueerd en, waar te rechtvaardigen, via oplossingen worden ingelost.
U bent altijd proactief en moedigt anderen aan om ook proactief te zijn.
U blikt voortdurend terug op het verleden om te achterhalen hoe u in de toekomst betere beslissingen kunt nemen.