F04 – Archiver les documents du projet
Cette activité de gestion appartient au groupe Clôture du projet. Ce groupe d’activités est réalisé lorsque le produit du projet est achevé, ou lorsque vous décidez d’annuler le projet.
Maintenant que nous approchons de la fin du projet, il est temps d’archiver tous les documents du projet.
Objectif
L’archive doit être sécurisée et disponible pour que les personnes autorisées puissent toujours utiliser ces informations dans leurs projets au lieu de réinventer la roue. Le système de gestion du portefeuille peut également avoir besoin de vérifier ultérieurement ces informations pour une analyse plus détaillée des projets passés.
Obstacles courants
Voici quelques-unes des choses les plus importantes à considérer :
- Dans la mesure du possible, assurez-vous que l’archive se trouve à un seul endroit et que les fichiers ne sont pas dispersés.
- Assurez-vous que l’archive est en lecture seule.
- Assurez-vous qu’un système de sauvegarde approprié est en place afin que l’archive ne soit pas perdue.
- Assurez-vous que l’archive est sécurisée et que seules les personnes autorisées y ont accès.
En plus de ce qui précède, un problème courant avec les documents est que le texte n’est pas assez clair, et seules les personnes qui travaillent activement avec les documents peuvent les comprendre au bon moment et dans le bon contexte. Assurez-vous que tous les documents sont clairs et simples, de sorte que toute personne ne connaissant pas le contexte exact du projet peut les comprendre. Cette stratégie vous aide également lors de projets longs, car il est très fréquent que les parties prenantes internes rencontrent des difficultés à comprendre leurs propres documents après quelques mois.
Principes
Les principes suivants jouent un rôle important dans cette activité de gestion :