D01 – Umgang mit Risiken, Problemen und Änderungsanfragen
Diese Managementaktivität gehört zur Phase Tägliches Management: Sie wird täglich durchgeführt.
Wir sollten Risiken, Problemen und Änderungsanfragen proaktiv begegnen. Wenn etwas Neues auftritt, sollte es sofort ins Nachfolgeregister aufgenommen werden. Teile ein Teammitglied als Verantwortliche für die Folgeaktivitäten ein. Du musst konstant im Kontakt mit Deinen Teammitgliedern und anderen Stakeholder:innen sein, um Risiken und Probleme zu identifizieren. Bereite für die identifizierten Risiken und Probleme jeweils Antwortstrategien vor.
Du kannst dabei Hilfe von anderen Teammitgliedern oder sogar externen Stakeholder:innen bekommen. In komplizierten Fällen kannst Du das komplette Team zu einem Workshop einladen, in dem gemeinsam eine kollektive Antwort gefunden werden soll. In kritischen Fällen solltest Du außerdem die Sponsor:in mit einbeziehen und sie oder ihn Deinen Reaktionsplan freigeben lassen.
Zweck
Der Hauptzweck ist es, Risiken, Problemen und Änderungsanfragen proaktiv zu begegnen, um die Kontrolle zu bewahren. Diese Herangehensweise erzielt die potenziell besten Resultate.
Sich aufs Gedächtnis oder unstrukturierte Notizen zu verlassen, verbraucht zu viel mentale Energie und Du riskierst, dass Dinge vergessen werden. Deshalb ist es ratsam, ein einfaches Register zu erstellen und die Dinge, sobald sie identifiziert sind, dort einzutragen.
Es braucht zu viel Zeit und Energie, all diese Einträge allein zu verwalten. Deshalb benötigst Du Verantwortliche, denen Du die Aufgaben zuteilen kannst. Neben der Verteilung des Arbeitsaufwandes auf mehrere Köpfe hilft diese Vorgehensweise auch dabei, das gesamte Team hinter demselben Ziel zu vereinen.
Übliche Fallstricke
Beachte die folgenden Aspekte, um einige der häufigsten Fallstricke in dieser Projektmanagement-Aktivität zu vermeiden:
- Füge dem Nachfolgeregister nicht zu viele Zusatzinformationen bei.
- Um sicherzugehen, dass alle Einträge ordnungsgemäß eingetragen werden, kannst Du für die jeweiligen Einträge Bearbeitungszeitfenster definieren.
- Vermeide zu allgemeine, nicht umsetzbare Reaktionen. Reaktionen müssen etwas sein, das durchführbar ist und die dafür Verantwortliche bewerten kann.
- Verbringe nicht zu viel Zeit damit, Probleme zu managen, ohne auf die Risiken zu achten. Unbehandelt können sich diese Risiken zu einer Hauptquelle zukünftiger Probleme entwickeln.
Prinzipien
Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität: