C02 – Reaktionen auf Abweichungen planen
Diese Managementaktivität gehört in die Phase Wöchentliches Management, eine Phase von Aktivitäten, die am Anfang jeder Woche durchgeführt werden.
Falls Du basierend auf der Leistungsmessung in C01 Abweichungen von den Projektzielen bemerkst, solltest Du diese direkt angehen, um dem Ziel wieder näherzukommen.
In komplizierteren Fällen kannst Du einen Workshop organisieren und von Deinem Team Hilfe bei der Planung bekommen. Das Expertenwissen der Teammitglieder kann dabei helfen, das Projekt wieder in die Spur zu bringen. In kritischen Fällen informiere die Sponsor:in, frag sie oder ihn nach Rat und lass sie oder ihn den Wiederherstellungsplan bestätigen.
Falls es nicht möglich ist, von den Abweichungen wieder zurück zum ursprünglichen Plan zu kommen, dann solltest Du von der Sponsor:in die Erlaubnis einholen, die Projektziele zu überarbeiten. Lass die Sponsor:in im weiteren Verlauf diese überarbeiteten Ziele erneut bestätigen. Stelle sicher, dass die neuen Informationen in die Projektbeschreibung aufgenommen werden.
Falls es einen bestimmten Faktor gibt, welcher der Abweichung zugrunde liegt und dieser in der Zukunft ähnliche Probleme verursachen könnte, nimm ihn als Risiko in das Nachfolgeregister auf und plane eine entsprechende Reaktion ein.
Zweck
Um die Ziele des Projekts zu erreichen, müssen wir uns von Abweichungen so schnell wie möglich “erholen”. Noch wichtiger ist, dass wir, wenn wir bei dem Versuch, uns von den Abweichungen zu “erholen”, keinen Erfolg haben sollten, uns nochmal den Projektzielen widmen müssen. Falls die bestehenden Ziele nach all unseren Bemühungen nicht erreicht werden können, müssen wir diese überarbeiten. Wenn die Ziele überarbeitet sind, könnten sie möglicherweise nicht mehr vertretbar sein. In diesem Fall muss das Projekt möglicherweise beendet werden, um größere Verluste in der Zukunft zu vermeiden.
Häufige Fallstricke
Ein allgemein formulierter Wunschgedanke wie “Wir müssen ab jetzt 15 % schneller arbeiten” ist kein Wiederherstellungsplan. Wiederherstellungspläne müssen realistisch sein und umsetzbare Aktionen umfassen, die implementiert und bewertet werden können.
Versuche immer, das einer Abweichung zugrunde liegende Problem zu beseitigen. Ansonsten wirst Du immer wieder dieselben Brände austreten müssen.
Prinzipien
Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität: