Z1 – Gestionar los elementos de seguimiento
Esta actividad de gestión pertenece al ciclo diario. Las actividades de este ciclo pueden ejecutarse cualquier día para implementar la estrategia de generación de valor.
Qué
En esta actividad, gestionamos continuamente los elementos de seguimiento globales (riesgos, incidencias, solicitudes de cambio, planes de mejora y lecciones aprendidas).
Por qué
La mayoría de los elementos de seguimiento afectan a un único programa o proyecto y se gestionan localmente. Sin embargo, también hay elementos globales que afectan a varios programas y proyectos y deben gestionarse de forma integrada y holística en la capa de gestión del portafolio para ser más eficaces.
Quién
El gestor del portafolio es el principal facilitador de esta actividad y colabora estrechamente con los encargados de los distintos elementos.
Cómo
Los gestores de programas y proyectos pueden identificar elementos de seguimiento globales (por ejemplo, en la actividad D01 de P3.express). Cuando esto ocurra, deben comunicarlo inmediatamente al gestor del portafolio.
El gestor del portafolio debe supervisar continuamente los registros locales para encontrar patrones que puedan conducir a la identificación de elementos de seguimiento globales.
Cuando se añade un nuevo elemento al registro de seguimiento global:
- uno de los miembros de la junta directiva del portafolio, de los gestores de programa o de los gestores de proyecto debe ser asignado como encargado de su seguimiento y actualización, y
- los encargados deben informar de su existencia a los gestores de todos los programas y proyectos que puedan verse afectados por el elemento.
El gestor del portafolio debe estar en contacto con los encargados sobre el estado de sus elementos de seguimiento y asegurarse de que se hace un seguimiento de todos ellos hasta que se cierran.
Cuando el gestor del portafolio se dé cuenta de que un elemento de seguimiento puede tener un impacto significativo en la matriz de generación de valor, debe ejecutar un ciclo semestral excepcional. De lo contrario, el gestor del portafolio está autorizado a decidir cómo responder a esos elementos. El gestor del portafolio puede obtener ayuda de los gestores de programa y de proyecto para diseñar las respuestas.
En esta actividad deben seguirse cuidadosamente los procesos y políticas de la organización vinculados, documentados en la descripción del portafolio.