Y2 – Evaluar los programas y proyectos en curso

Qué

Medir el rendimiento de los programas y proyectos en curso y reestimar sus beneficios previstos.

Por qué

A medida que se ejecuten los programas y proyectos, aprenderemos más sobre ellos y podremos hacer más realista nuestra evaluación de su valor. Este refinamiento puede dar lugar a detener los programas y proyectos que pierdan su justificación absoluta o a pausar los que tengan una disminución significativa de su justificación relativa. Ambas acciones ayudan a aprovechar mejor nuestros recursos y oportunidades.

Por otro lado, esta evaluación puede mostrar que el programa o proyecto se ha vuelto más importante de lo que era antes y, por tanto, requiere más apoyo y una mayor prioridad en la organización.

Quién

El rendimiento de los programas y proyectos lo miden sus gestores, con la supervisión del gestor del portafolio. La reestimación de los beneficios esperados la realizan los patrocinadores del programa y del proyecto, con la supervisión del gestor del portafolio.

Cómo

Esta actividad está relacionada con las actividades cíclicas de medición de la gestión de programas y proyectos (por ejemplo, la actividad C01 de P3.express). Debe añadirse para los sistemas de gestión de programas o proyectos que no dispongan de una actividad de medición cíclica de este tipo.

Normalmente, esperaríamos tener las siguientes medidas:

• Progreso general (porcentaje)
• Previsión de la inversión a realizar (por ejemplo, tiempo y coste)

El gestor del portafolio es responsable de garantizar que el rendimiento de los programas y proyectos se mida correctamente. También debe trabajar con el patrocinador de cada programa o proyecto para reestimar los beneficios esperados (por ejemplo, la actividad B03 de P3.express). Todos los datos se almacenarán en la matriz de generación de valor.

El gestor del portafolio debe evitar recopilar datos innecesarios y, en su lugar, centrarse en datos que sirvan a un propósito claro y mantener el sistema sencillo y útil.

Después de actualizar la previsión de inversión y los beneficios estimados, el gestor del portafolio puede volver a estimar el valor previsto:

Valor = beneficios ÷ inversión

Basándose en el nuevo valor, si el programa o proyecto pierde su justificación absoluta o hay una disminución significativa de su justificación relativa, puede que haya que cancelarlo o ponerlo en pausa. Si el gestor del portafolio y el patrocinador pueden ponerse de acuerdo sobre esa decisión según la matriz de generación de valor, la concretarán en esta actividad. De lo contrario, el gestor del portafolio deberá realizar un ciclo semestral de manera excepcional.

En esta actividad, el patrocinador puede actualizar el caso de negocio con la confirmación del gestor del portafolio.