X3 – Llevar a cabo una comunicación específica
Esta actividad de gestión pertenece al ciclo semestral. Las actividades de este ciclo definen y revisan la estrategia de generación de valor.
Qué
Esta comunicación específica informa a todos los miembros de la organización del valor que hemos generado recientemente y de nuestra estrategia para generar valor en el futuro.
Por qué
Esta comunicación específica tiene múltiples ventajas, entre ellas las siguientes:
- Todo el mundo se mantiene informado de los programas y proyectos que se están llevando a cabo o se llevarán a cabo en un futuro próximo, lo que reduce los conflictos y las sorpresas y genera ideas útiles de un público más amplio.
- Recuerda a todos que los programas y proyectos se hacen para generar valor y que sus actividades deben estar alineadas con el propósito definido y contribuir a la generación de valor.
Quién
Las comunicaciones específicas en el sistema de gestión de portafolios las envía el gestor del portafolio.
Cómo
Esta comunicación específica envía la siguiente información:
- Una copia simplificada de la matriz de generación de valor junto con una breve descripción
- Un breve informe de los beneficios obtenidos de los programas y proyectos (si no se hace a nivel de programa o proyecto, como en la actividad G03 de P3.express)
La información puede enviarse por correo electrónico o, alternativamente, la actividad puede convertirse en un acto organizativo en el que se reúna a todo el mundo, se comparta la información y se añadan algunas actividades emocionantes adicionales para celebrar los logros y hacer que sea una experiencia agradable para todos.
Si sólo hay unos pocos ciclos activos posteriores al programa y al proyecto en la organización, sus comunicaciones específicas (por ejemplo, la actividad G03 de P3.express) pueden hacerse en sus capas. De lo contrario, suele ser mejor llevar sus comunicaciones específicas a la capa de gestión del portafolio y unificarlas para reducir la cantidad de comunicación y mantenerlas más eficaces.
El gestor del portafolio debe animar a los destinatarios a compartir sus opiniones tras recibir el mensaje.
Recuerda que esta comunicación se dirige a un amplio abanico de audiencias en la organización. Por tanto, es importante que sea sencilla, breve y no técnica.