Y4 – Llevar a cabo una comunicación específica

Qué

Éste es el momento de enviar un breve mensaje a todos los miembros de la organización, informándoles de los aspectos más destacados de la gestión del portafolio:

• Mejoras planificadas (si son relevantes para la audiencia general)
• Progreso de los programas en curso y proyectos independientes
• Una lista de programas y proyectos independientes que se han iniciado o detenido

Por qué

Esta comunicación específica mantiene al día a todos los miembros de la organización, lo que puede ayudar a reducir los conflictos y las sorpresas y a generar ideas útiles de una audiencia más amplia.

Quién

Las comunicaciones específicas en el sistema de gestión de portafolios las realiza el gestor del portafolio.

Cómo

El contenido de esta comunicación específica puede enviarse por correo electrónico.

Esta actividad puede ignorarse si su contenido se comunica en las capas de programa y proyecto (por ejemplo, las actividades A10 y F06 de P3.express). Sin embargo, cuando hay muchos programas y proyectos en curso, suele ser mejor trasladar esas comunicaciones específicas a esta capa y enviar un mensaje unificado para reducir el número de comunicaciones específicas y mantener su eficacia.

El gestor del portafolio debe animar a los destinatarios a compartir sus opiniones tras recibir el mensaje.

Recuerda que esta comunicación se dirige a un amplio abanico de audiencias de la organización. Por tanto, debe ser sencilla, breve y no técnica.