Z1 – Gérer les éléments de suivi
Cette activité de gestion appartient au cycle de gestion quotidien. Les activités de ce cycle peuvent être exécutées à tout moment pour mettre en œuvre la stratégie de création de valeur.
Quoi
Dans cette activité, nous gérons en permanence les éléments de suivi globaux (risques, problèmes, demandes de changement, plans d’amélioration et leçons apprises).
Pourquoi
La plupart des éléments de suivi ont un impact sur un seul programme ou projet et sont gérés localement. Cependant, il existe également des éléments globaux qui ont un impact sur plusieurs programmes et projets et doivent être gérés de manière intégrée et holistique dans la couche de gestion de portefeuille afin d’être plus efficaces.
Qui
Le gestionnaire de portefeuille est le principal médiateur de cette activité et travaille en étroite collaboration avec les dépositaires.
Comment
Les gestionnaires de programme et de projet peuvent identifier des éléments de suivi globaux (par exemple, dans l’activité D01 de P3.express). Lorsque cela se produit, ils doivent immédiatement le communiquer au gestionnaire de portefeuille.
Le gestionnaire de portefeuille doit surveiller en permanence les registres locaux pour trouver des modèles pouvant conduire à l’identification d’éléments de suivi globaux.
Lorsqu’un nouvel élément est ajouté au registre de suivi global,
- l’un des membres du conseil d’administration du portefeuille, des gestionnaires de programme ou des gestionnaires de projet doit lui être assigné comme gardien pour suivre et mettre à jour son statut, et
- les dépositaires doivent informer les gestionnaires de tous les programmes et projets susceptibles d’être affectés par l’élément de son existence.
Le gestionnaire de portefeuille doit être en contact avec les dépositaires concernant le statut de leurs éléments de suivi et s’assurer qu’ils font tous l’objet d’un suivi jusqu’à leur clôture
Lorsque le gestionnaire de portefeuille se rend compte qu’un élément de suivi peut avoir un impact significatif sur la matrice de création de valeur, il doit exécuter un cycle exceptionnel de 6 mois. Sinon, le gestionnaire de portefeuille est autorisé à décider de la manière de répondre à ces éléments. Le gestionnaire de portefeuille peut obtenir l’aide des gestionnaires de programme et de projet pour concevoir les réponses.
Les processus et politiques organisationnels connexes documentés dans la description du portefeuille doivent être soigneusement suivis dans cette activité.