X1 – Évaluer la valeur générée

Quoi

Cette activité mesure et enregistre les avantages réels générés par les programmes en cours et clôturés et les projets autonomes.

Pourquoi

Les avantages sont des améliorations mesurables qui sont souhaitables pour l’organisation. En ce sens, les avantages sont subjectifs, ce qui signifie que quelque chose qui serait considéré comme un avantage pour une organisation peut ne pas l’être pour une autre. Par conséquent, les avantages doivent être évalués avec une bonne compréhension de l’organisation, de manière holistique et dans une couche de gestion de haut niveau telle que la gestion de portefeuille.

Nous devons faire cette activité pour les raisons suivantes :

• C’est un rappel pour tout le monde que les programmes et les projets sont réalisés pour générer de la valeur, et que cela doit être pris en compte lors de leur réalisation.
• Cela nous aide à comprendre notre environnement et à rendre les programmes et projets futurs dans la matrice de génération de valeur plus réalistes.
• Cela peut nous aider à trouver des moyens d’augmenter les avantages avec des tâches ad-hoc ou des changements structurés (programmes et projets).

N’oubliez pas qu’il est naturel d’avoir quelques programmes et projets qui ne génèrent pas la valeur attendue. S’ils fonctionnent tous comme prévu, vous perdez probablement des opportunités en étant trop conservateur. C’est particulièrement le cas pour les projets internes.

Qui

Cette activité est réalisée par le sponsor de chaque programme ou projet, sous la supervision du gestionnaire de portefeuille.

Comment

Cette évaluation commence pour chaque programme ou projet autonome lorsqu’il est terminé ou dès qu’il commence à générer des avantages pendant l’exécution. Elle se poursuit tant qu’il existe un avantage potentiel ou réel notable (généralement, au moins pendant quelques années). Les résultats de la mesure seront gardés dans la matrice de génération de valeur. La mesure doit inclure les avantages attendus et inattendus dans toutes les catégories de valeur de la matrice.

Vos systèmes de gestion de programme et de projet peuvent avoir des activités équivalentes à celle-ci et former une tâche commune (par exemple, G01 dans P3.express). Cependant, lorsque plusieurs programmes ou projets ont été réalisés sur le même produit ou sur un ensemble de produits connexes qui ont un impact sur les performances des autres, il est préférable d’évaluer ensemble les bénéfices générés de manière intégrée.

Il doit y avoir une et une seule unité de mesure des investissements et des bénéfices pour tous les programmes et projets du portefeuille, afin de pouvoir les comparer. Lorsqu’il existe plusieurs sources de valeur, elles doivent être converties et combinées en une seule unité. Il peut s’agir d’un montant monétaire ajusté en fonction de la valeur de l’argent à un moment précis, de grammes d’or, du nombre de vies sauvées, etc. Lorsque de telles mesures objectives ne sont pas pratiques ou possibles, des unités abstraites, relatives et semi-subjectives peuvent être utilisées avec des techniques de mesure et d’estimation basées sur le vote (similaires au Planning Poker^®).

Notez que lorsqu’il est possible et justifiable de mesurer quelque chose de manière objective, ce serait l’option préférée en raison de sa plus grande fiabilité. Cependant, lorsque la mesure objective n’est pas pratique, la forcer serait préjudiciable pour de multiples raisons, notamment parce que sa fiabilité serait inférieure à celle d’une mesure subjective bien formée.

Les avantages de certains programmes et projets sont semi-continus plutôt que ponctuels. Ceux-ci peuvent être convertis en valeurs ponctuelles en tenant compte d’une fenêtre temporelle convenue au préalable.

Vous devez vous assurer de ne pas compter les avantages deux fois. Si plusieurs programmes et projets permettent une source d’avantages, le résultat doit être réparti entre eux en fonction de leurs contributions.

Considérez les moments suivants dans le temps pour un programme ou un projet :

• T0 : le temps initial
• T1 : le temps final
• T2 : l’heure à laquelle les avantages sont mesurés

Toutes les mesures sont des comparaisons. La mesure des avantages ne doit pas être une comparaison entre T2 et T0, car de nombreux autres facteurs peuvent avoir changé au cours de cette période. Au lieu de cela, les avantages à T2 dans le monde réel doivent être comparés aux avantages à T2 dans un monde hypothétique dans lequel le programme ou le projet n’a pas eu lieu.

Lorsque les avantages de tous les éléments sont mesurés, leur valeur peut être calculée comme suit :

Valeur = avantage ÷ investissement

L’analyse de rentabilisation de chaque programme ou projet est utile pour évaluer ses avantages. Cependant, les sponsors ne doivent pas se limiter à une évaluation mécanique basée sur l’analyse de rentabilisation.