X3 – Mener une communication ciblée
Cette activité de gestion appartient au cycle de gestion semestriel. Les activités de ce cycle définissent et révisent la stratégie de création de valeur.
Quoi
La communication ciblée informe tout le monde dans l’organisation de la valeur que nous avons récemment générée et de notre stratégie pour générer de la valeur à l’avenir.
Pourquoi
La communication ciblée présente de multiples avantages, notamment les suivants :
- Tout le monde reste informé des programmes et des projets en cours ou à venir, ce qui réduit les conflits et les surprises et génère des idées utiles auprès d’un public plus large.
- Elle rappelle à tout le monde que les programmes et les projets sont réalisés pour générer de la valeur et que leurs activités doivent être alignées sur l’objectif défini et contribuer à la génération de valeur.
Qui
Les communications ciblées dans le système de gestion de portefeuille sont envoyées par le gestionnaire de portefeuille.
Comment
La communication ciblée envoie les informations suivantes :
- Une copie simplifiée de la matrice de création de valeur accompagnée d’une brève description
- Un bref rapport sur les avantages obtenus grâce aux programmes et aux projets (si cela n’est pas fait au niveau du programme ou du projet, comme dans l’activité G03 de P3.express)
Les informations peuvent être envoyées par courrier électronique ou, à défaut, l’activité peut être transformée en un événement organisationnel où tout le monde se réunit, les informations sont partagées et des activités supplémentaires sont ajoutées pour célébrer les réalisations et rendre l’expérience agréable pour tout le monde.
S’il n’y a que quelques cycles post-programme et post-projet actifs dans l’organisation, leurs communications ciblées (par exemple, l’activité G03 de P3.express) peuvent être effectuées dans leurs couches. Sinon, il est généralement préférable d’intégrer leurs communications ciblées dans la couche de gestion de portefeuille et de les unifier pour réduire la quantité de communication et les rendre plus efficaces.
Le gestionnaire de portefeuille doit encourager les destinataires à partager leurs opinions après avoir reçu le message.
N’oubliez pas que cette communication cible un large éventail de publics dans l’organisation. Il est donc important de le garder simple, court et non technique.