Z2 – شروع، پایان یا تعلیق طرحها و پروژهها
این فعالیت مدیریتی به چرخه روزانه تعلق دارد. فعالیتهای این چرخه میتوانند هر روزی برای اجرای استراتژی تولید ارزش انجام شوند.
درباره فعالیت
این فعالیت به حامیان این امکان را میدهد که بر اساس ماتریس تولید ارزش، طرحها یا پروژههای مستقل خود را شروع، پایان یا معلق کنند.
دلیل انجام فعالیت
برای اطمینان از همسویی، هیچ طرح یا پروژه مستقلی در سازمان نمیتواند بدون کسب اجازه از مدیر پرتفولیو شروع، پایان یا معلق شود. پروژههایی که زیرمجموعه طرحها قرار دارند، باید مجوز خود را از سیستم مدیریت طرح دریافت کنند، نه از سیستم مدیریت پرتفولیو.
مسئول فعالیت
مدیر پرتفولیو و حامی طرح یا پروژه در این فعالیت همکاری نزدیکی دارند.
نحوه انجام فعالیت
اگر حامیان بخواهند انگیزه تجاری یک پروژه را تهیه کنند (بهعنوان مثال در پاسخ به درخواست پیشنهاد از مشتریان بیرون سازمان)، میتوانند طرحها و پروژههای مستقل خود را آغاز کنند (تیمی را برای تهیه یک برنامه کلان بدون نیاز به اجرای آن تعیین کنند)، اما باید قبل از شروع اجرای پروژه، اجازه مدیر پرتفولیو را دریافت نمایند (مانند فعالیت A08 در P3.express). همچنین آنها باید قبل از شروع و پایان فرایند خاتمه طرح یا پروژه، مجوز بگیرند. در طول فرایند خاتمه، مدیر پرتفولیو اطمینان مییابد که اسناد به درستی بایگانی شدهاند و سایر فعالیتهای مرتبط با خاتمه نیز انجام میشوند.
گاهی اوقات، مانند مواقع اضطراری، توجیهپذیری نسبی طرحها و پروژهها بهطور قابل توجهی تغییر میکند و ممکن است تعلیق یک طرح یا پروژهی در حال اجرا و شروع یک طرح یا پروژه دیگر، منطقی باشد. مدیر پرتفولیو و حامی چنین مواردی را در این فعالیت بررسی میکنند.
زمانی که تصمیمی به این فعالیت ارائه میشود، مدیر پرتفولیو مجاز است به همراه حامی، بر اساس ماتریس تولید ارزش، تصمیمگیری کند. اگر تصمیمات قبلی هیئت پرتفولیو که در ماتریس ذکر شدهاند، برای اتخاذ تصمیم کافی نباشند یا اگر مدیر پرتفولیو و حامی نتوانند به توافق برسند، مدیر پرتفولیو باید یک چرخه 6 ماهه استثنایی را اجرا کند.
مدیر پرتفولیو باید اطمینان حاصل کند که حامیان تعداد زیادی طرح و پروژه را بهصورت همزمان اجرا نمیکنند و قبل از آغاز طرحها و پروژههای جدید، موارد در حال اجرا را به پایان برسانند.
تغییرات جزئی در سازمان بهتر است از طریق اقدامات موردی انجام شوند. با این حال، مدیر پرتفولیو باید اطمینان یابد که تعداد معقولی از این اقدامات در حال اجراست و این اقدامات جایگزین تغییرات ساختاریافته (طرحها و پروژهها) نمیشوند.
سیاستها و فرآیندهای مرتبط با شروع و پایان طرحها و پروژهها که در شرح پرتفولیو مستند شدهاند، باید بهدقت در این فعالیت دنبال شوند.