Z1 – مدیریت موارد قابل پیگیری

درباره فعالیت

در این فعالیت، ما به طور مداوم موارد قابل پیگیری سراسری (ریسک‌ها، مسائل، درخواست‌های تغییر، برنامه‌های بهبود و درس‌ آموخته‌ها) را مدیریت می‌کنیم.

دلیل انجام فعالیت

بیشتر موارد قابل پیگیری تنها بر یک پروژه یا طرح اثر می‌گذارند و در همان سطح مدیریت می‌شوند. اما موارد قابل پیگیری سراسری نیز وجود دارند که بر چندین پروژه یا طرح تأثیر دارند و برای دستیابی به نتایج بهتر، باید به شکل هماهنگ و جامع در سطح مدیریت پرتفولیو مدیریت شوند.

مسئول فعالیت

مدیر پرتفولیو نقش اصلی در تسهیل این فعالیت را بر عهده دارد و با متولیان به صورت نزدیک همکاری می‌کند.

نحوه انجام فعالیت

مدیران طرح و پروژه ممکن است موارد قابل پیگیری سراسری را شناسایی کنند (برای مثال، در فعالیت D01 در P3.express). در صورت شناسایی، باید فوراً این موارد را به مدیر پرتفولیو اطلاع دهند.

مدیر پرتفولیو باید به‌طور مستمر لیست‌های پیگیری مربوط به طرح‌ها و پروژه‌ها را تحت نظر داشته باشد تا الگوهایی را بیابد که می‌تواند منجر به شناسایی موارد قابل پیگیری سراسری شوند.

زمانی که یک مورد جدید به لیست پیگیری سراسری اضافه می‌شود،

• یکی از اعضای هیئت پرتفولیو یا مدیران طرح و پروژه باید به عنوان متولی آن مورد تعیین شود تا وضعیت آن را پیگیری و به‌روزرسانی کند.
• متولیان باید مدیران تمام طرح‌ها و پروژه‌هایی که ممکن است تحت تأثیر آن مورد قرار گیرند را از وجود آن مطلع کنند.

مدیر پرتفولیو باید با متولیان، در مورد وضعیت موارد قابل پیگیری آنها در ارتباط باشد و از پیگیری همه آنها تا زمان بسته شدن موارد، اطمینان حاصل کند.

زمانی که مدیر پرتفولیو متوجه شود که یک مورد قابل پیگیری می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر ماتریس تولید ارزش داشته باشد، باید یک چرخه استثنایی ۶ ماهه را اجرا کند. در غیر این صورت، مدیر پرتفولیو مجاز است در مورد نحوه پاسخ به آن موارد تصمیم‌گیری کند و ممکن است از مدیران طرح و پروژه برای طراحی پاسخ‌ها کمک بگیرد.

فرایندها و سیاست‌های سازمانی مرتبط که در شرح پرتفولیو مستند شده‌اند، باید در این فعالیت با دقت رعایت شوند.