Y1 – ارزیابی رضایت ذینفعان پرتفولیو

درباره فعالیت

این فعالیت برای ارزیابی رضایت اعضای هیئت پرتفولیو و مدیران طرح‌ها و پروژه‌های مستقل انجام می‌شود.

دلیل انجام فعالیت

هدف ما این است که نارضایتی‌ها و مشکلات را هرچه زودتر شناسایی و برطرف کنیم تا از انباشتگی آن‌ها روی هم و آسیب‌رسانی به طرح‌ها و پروژه‌ها جلوگیری شود.

مسئول فعالیت

مسئولیت ارزیابی رضایت ذینفعان پرتفولیو بر عهده مدیر پرتفولیو است.

نحوه انجام فعالیت

سوالات نظرسنجی باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که به نیازها و دغدغه‌های سازمان و کارکنان آن پاسخ دهند. به همین دلیل ممکن است با گذشت زمان این سوالات تغییر کنند. در ادامه چند نمونه از سوالات پیشنهادی برای اعضای هیئت پرتفولیو آورده شده است:

• به نظر شما، آیا همه اعضای هیئت پرتفولیو فرصت کافی برای بیان و درک نظرات خود دارند؟
• آیا از نحوه برگزاری و مدیریت کارگاه‌ها راضی هستید؟
• آیا به نظر شما نیازها و انتظارات واحد شما در سیستم مدیریت پرتفولیو به خوبی در نظر گرفته می‌شوند؟
• و …

در ادامه نمونه‌ای از مجموعه سوالات برای مدیران طرح و پروژه پیشنهاد می‌شود:

• آیا از رابطه با حامی خود راضی هستید؟
• آیا استراتژی سازمان و پرتفولیو برای شما شفاف و قابل ‌فهم است؟
• آیا فکر می‌کنید طرح یا پروژه شما تأثیر مثبتی بر سازمان دارد؟
• و …

بهتر است در انتهای نظرسنجی‌ها یک سوال بدون پاسخ اضافه کنید و از افراد بپرسید که چگونه سیستم مدیریت پرتفولیو می‌تواند به بهبود کار آن‌ها کمک کند.

معمولاً بهتر است این ارزیابی‌ها به‌طور ناشناس انجام شوند تا افراد بتوانند راحت‌تر نظرات خود را بیان کنند.

نتایج این ارزیابی‌ها باید در لیست سلامت سراسری ثبت و در فعالیت Y3 برای برنامه‌ریزی‌های بهبود استفاده شوند.

مدیر پرتفولیو همچنین باید اطمینان حاصل کند که رضایت اعضای تیم‌های طرح‌ها و پروژه‌ها به‌طور مستمر ارزیابی شده و به رفاه آن‌ها توجه شود.