Y3 – برنامهریزی بهبود
این فعالیت مدیریتی مربوط به چرخه ماهانه است و فعالیتهای این چرخه به بهبود مستمر سیستم مدیریت پرتفولیو کمک میکنند.
درباره فعالیت
در این فعالیت، ما با توجه به ارزیابی طرحها، پروژهها و میزان رضایت ذینفعان، به برنامهریزی برای بهبود میپردازیم.
دلیل انجام فعالیت
همیشه امکان بهبود وجود دارد و این فعالیت، تلاش ما برای بهبود مستمر سیستم مدیریت پورتفولیو است. این بهبودها بیشتر بر نحوه کار ما در سیستم مدیریت پورتفولیو تمرکز دارند و پایهای برای سفارشیسازی تدریجی سیستم فراهم میکنند.
علاوه بر هدف اصلی خود، اگر این فعالیت با مشارکت مدیران طرح و پروژه به درستی اجرا شود، میتواند تعهد بیشتری ایجاد کند و شانس موفقیت را افزایش دهد.
مسئول فعالیت
مدیر پرتفولیو کارگاهی برای همه مدیران طرح و پروژه برگزار میکند تا با استفاده از جلسات طوفان فکری، به دنبال راههایی برای بهبود باشند. در صورت تمایل، کارگاهی مشابه نیز میتواند برای اعضای هیئت پورتفولیو در هر چرخه یا هر چند چرخه یکبار برگزار شود.
نحوه انجام فعالیت
بهتر است برنامهریزی بهبود در یک کارگاه تسهیل شده انجام شود. روشهایی مانند تکنیک دلفی Delphi میتوانند در این نوع کارگاهها مفید باشند. مدیر پورتفولیو بهعنوان تسهیلگر عمل میکند و به شرکتکنندگان کمک میکند تا برنامهریزیهای لازم برای بهبود را انجام دهند.
آخرین ارزیابیهای انجامشده از طرحها و پروژهها (فعالیت Y2) که در ماتریس تولید ارزش ذخیره شدهاند و نتایج ارزیابی رضایت ذینفعان (فعالیت Y1) که در لیست سلامت سراسری ثبت شدهاند، منابع اصلی الهام برای برنامهریزی بهبود هستند. علاوه بر آنها، لیست پیگیری سراسری نیز میتواند بهعنوان منبع ثانویه الهام مورداستفاده قرار گیرد.
مدیر پرتفولیو باید همیشه به موضوعات زیر نیز توجه داشته باشد:
- چگونه میتوانیم تواناییهای افراد را از طریق آموزش، مربیگری و … بهبود دهیم؟
- چگونه میتوانیم محیط کاری مناسب تری برای همه ایجاد کنیم؟
بهبودهای برنامهریزیشده به لیست پیگیری سراسری اضافه خواهند شد و برای هر کدام، یک مسئول (که معمولاً یکی از مدیران طرح یا پروژه و گاهی یکی از اعضای هیئت پرتفولیو است) جهت پیگیری و ارائه گزارش تعیین میشود.