Z1 – Nachfolgepunkte verwalten
Diese Managementaktivität gehört zum täglichen Zyklus. Die Aktivitäten in diesem Zyklus können an jedem Tag durchgeführt werden, um die Wertschöpfungsstrategie umzusetzen.
Was
In dieser Aktivität verwalten wir kontinuierlich globale Nachfolgepunkte (Risiken, Probleme, Änderungsanfragen, Verbesserungspläne und Lessons Learned).
Warum
Die meisten Nachfolgepunkte betreffen nur ein einzelnes Programm oder Projekt und werden lokal verwaltet. Es gibt jedoch auch globale Punkte, die mehrere Programme und Projekte betreffen und in der Portfoliomanagement-Ebene integriert und ganzheitlich verwaltet werden müssen, um wirksamer zu sein.
Wer
Der Portfoliomanager ist der Hauptmoderator in dieser Aktivität und arbeitet eng mit den Verantwortlichen (Custodians) zusammen.
Wie
Programm- und Projektmanager können globale Nachfolgepunkte identifizieren (z. B. in Aktivität D01 von P3.express). In diesem Fall sollten sie diese umgehend dem Portfoliomanager mitteilen.
Der Portfoliomanager sollte die lokalen Register kontinuierlich überwachen, um Muster zu erkennen, die zur Identifizierung globaler Nachfolgepunkte führen können.
Wenn ein neuer Punkt in das globale Nachfolgeregister aufgenommen wird:
- sollte eines der Mitglieder des Portfolio-Vorstands, Programm- oder Projektmanager als Verantwortlicher (Custodian) benannt werden, der den Punkt nachverfolgt und seinen Status aktualisiert, und
- die Verantwortlichen sollten die Manager aller Programme und Projekte, die von diesem Punkt betroffen sein könnten, über dessen Existenz informieren.
Der Portfoliomanager sollte mit den Verantwortlichen in Kontakt bleiben, um den Status ihrer Nachfolgepunkte zu kennen, und sicherstellen, dass alle Punkte bis zum Abschluss verfolgt werden.
Stellt der Portfoliomanager fest, dass ein Nachfolgepunkte einen erheblichen Einfluss auf die Wertschöpfungsmatrix haben kann, sollte er einen außerplanmäßigen 6-monatigen Zyklus durchführen. Andernfalls ist der Portfoliomanager befugt, eigenständig zu entscheiden, wie auf diese Punkte reagiert wird. Dabei kann er Unterstützung von Programm- und Projektmanagern bei der Ausarbeitung der Reaktionen einholen.
Die in der Portfoliobeschreibung dokumentierten relevanten organisatorischen Prozesse und Richtlinien sollten in dieser Aktivität sorgfältig befolgt werden.